Come trasferire i beni di facile consumo da GECO a INIT

In altri articoli abbiamo visto come dal 1 gennaio 2022 INIT diventi l’unico sistema su cui i consegnatari dei beni mobili delle amministrazioni statali possono gestire i beni mobili e di facile consumo. In questo articolo cominceremo a vedere le prime operazioni da compiere su questo sistema.

In particolare, vi illustrerò come trasferire i beni di facile consumo da GECO a INIT. L’operazione di migrazione che illustro in questo articolo serve essenzialmente a poter scaricare da dentro INIT le (eventuali) giacenze di magazzino, nulla più.

ATTENZIONE, queste operazioni vanno compiute solo dopo che l’ufficio riscontrante ha approvato la contabilità dei beni di facile consumo, perchè il caricamento in INIT può avvenire una sola volta e non è possibile modificare quanto caricato!

Come esportare la situazione da GECO

Per prima cosa, entrate in GECO e portatevi nella sezione dei beni di facile consumo, menu “Prospetti”.

Vedrete che l’ultima voce è “Esporta dati excel per INIT”. Cliccatela.

Si apre una pagina molto scarna, in cui ci viene proposto di scaricare o il file di “Anagrafica” o quello di “Giacenza”.

Partiamo mettendo il pallino su Anagrafica

e clicchiamo Stampa. GECO ci prporrà di salvare un file con estensione csv. Io consiglio di non cambiare nulla del file (neanche il nome) e soprattutto di non aprirlo. Se lo fate, state molto attenti a mantenerlo in formato csv (se lo aprite, excel vi proporrà il salvataggio in xls quando lo chiudete).

Poi mettiamo il pallino su Giacenza e ripetiamo l’operazione di salvataggio.

In questo modo avremo compiuto tutte le operazioni necessarie su GECO e saremo in possesso dei file del ‘carico’ al 31 dicembre 2021.

Attenzione, da questo momento in poi non dovremo più compiere nessuna operazione su GECO-BFC altrimenti ci sarà un disallineamento rispetto a INIT!

Come caricare la situazione in INIT

Fatto questo, dovremo andare su INIT e loggarci con SPID o con la nostra utenza.

Il caricamento dell’anagrafica

Il primo file da caricare è quello dell’Anagrafica: andiamo su Anagrafica materiale Decentralizzata-Caricatore anagrafiche BFC

Nella pagina che compare, per prima cosa clicchiamo il quadratino in fondo alla riga Path file input (abituiamoci a usare questo riquadro, in INIT corrisponde a “sfoglia-cerca”)

nell’inutile popup che compare clicchiamo OK

quindi e cerchiamo il file Anagrafica scaricato da GECO, “FacileConsumoAnagrafica.csv”

Spuntiamo il riquadrino “Esecuzione test” poi in basso a destra clicchiamo “Eseguire”. INIT ci mostrerà questo popup di fine elaborazione

in cui potremo solo premere “Continuare”

Comparirà una schermata con i beni presenti in anagrafica. Se tutto ok, accanto ad ogni riga ci sarà questa icona arancione

a forma di triangolo. Se invece ci sono problemi di qualche tipo, l’icona sarà rossa e nell’ultima colonna della riga “testo messaggi” potrebbe esserci una nota che ci aiuta a capire cosa c’è che non va. In tal caso dovremo correggere il file e ripetere il test.

Se invece non ci sono problemi e tutte le righe hanno l’icona arancione, potremo tornare indietro, levare la spunta da “esecuzione test” e cliccare “Eseguire”. In questo modo INIT non farà una prova ma caricherà veramente il nostro file di anagrafica.

Comparirà quindi una schermata con le anagrafiche caricate. Se tutto ok, stavolta accanto a ogni bene l’icona in ogni riga dovrà essere un quadratino VERDE e nell’ultima colonna dovrà esserci il messaggio “Elaborazione andata a buon fine”. L’anagrafica che era in GECO è stata acquisita.

Prima di chiudere la pagina di INIT, leggete fino in fondo questo articolo.

Il caricamento della giacenza

Possiamo quindi passare al caricamento della giacenza. La procedura è molto simile a quella appena vista, ma va effettuata partendo da un riquadro diverso. Stavolta bisogna portarsi su “Acquisto e trasferimento beni-Caricatore giacenze BFC”:

La maschera che ci viene proposta è analoga a quella già vista e anche qui dovremo effettuare un test prima del caricamento vero e proprio. Ovviamente stavolta il file che andremo a scegliere sarà FacileConsumoGiacenza.csv

Anche qui se tutte le righe hanno il triangolino arancione potremo procedere con il caricamento vero e proprio altrimenti dovremo correggere gli errori.

Se la procedura è andata a buon fine ogni riga avrà accanto un riquadrino verde.

Prima di chiudere la pagina di INIT, leggete fino in fondo questo articolo.

Cosa fare dopo

Da questo momento in poi, INIT ha “in pancia” i beni di facile consumo che avevamo in carico al 31-12-2021.

Se non ci ricordiamo che beni sono, oltre a poter aprire quando vogliamo i file csv esportati da GECO possiamo esportare o salvare il caricamento sppena fatto, con la barra degli strumenti che ci viene mostrata al termine del caricamento stesso:

le diverse icone ci permettono di stampare, esportare su file o anche inviare via mail i dati che abbiamo caricato, eventualmente ordinandoli a piacere o filtrando solo quelli che ci interessano. Sperimentate liberamente con questa barra e abituatevi a usarla perchè queste icone compariranno spesso in INIT.

Tutti gli scarichi dei beni di facile consumo acquisiti in INIT dovranno essere scaricati solo da INIT. Vedremo in futuro come fare.

Come avevo già accennato in altri articoli, in INIT tutta le gestione dei beni è regolata dalle anagrafiche dei CPV, a loro volta collegate alle voci del piano dei conti. Il trasferimento dei beni da GECO appena descritto avviene attraverso delle codifiche CPV ‘di migrazione’ che consentono di effettuare in INIT gli scarichi delle giacenze presenti in GECO al 31-12-2021. Per i nuovi carichi (e tutte le movimentazioni successive di questi) invece, sarà necessario creare nuove anagrafiche sulla base dei CPV.

L’aver caricato in INIT le anagrafiche che usavamo in GECO quindi non significa che ce le ritroveremo anche per il futuro. Per i nuovi crichi infatti dovremo o usare le anagrafiche che INIT ci propone, o crearne di nuove partendo da zero (anche qui vedremo come si fa).

Quanto ai beni mobili, pare che per chi ha sempre usato GECO ci sarà una migrazione in INIT automatica il 12 aprile. Vedremo…

 

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