Registrare una fattura su Sicoge. Parte 3.
Segue da: Registrare una fattura su SICOGE. Testata e schermate seguenti
PROCEDURA AGGIORNATA A MAGGIO 2019
La schermata “dati contabili” è il cuore della procedura di registrazione delle fatture, perchè contiene l’imputazione del costo. Ciò che dobbiamo fare in questa sezione è indicare a quale (o quali) voce del Piano dei conti si riferisce la nostra fattura. A questo proposito, nella pagina Schemi e modelli potete trovare la descrizione delle voci del Piano, come aiuto per i casi dubbi.
Tornando a Sicoge, la schermata in alto presenta le righe della fattura, e sotto ci mostra questo:
Come vediamo, in basso c’è già registrata l’IVA nella sua voce apposita. Noi dobbiamo imputare solo il costo del netto. Per far questo, scegliamo una (o più) delle caselle a sinistra e clicchiamo su “Cerca evento contabile da lista”. Visto che vogliamo registrare una fattura semplice, immaginiamo una fattura relativa a beni e servizi.
Dopo aver cliccato cerca evento, troviamo questa schermata
Quasi sempre dovremo mettere il pallino sulla prima voce, di sicuro è quella che dobbiamo scegliere per tutti i casi ‘normali’. Ogni volta che si mette il pallino su una voce, Sicoge ci mostra nella parte inferiore della schermata le voci di costo relative alla nostra scelta, così possiamo accorgerci subito se sono adeguate alla nostra fattura. Scegliendo la prima voce, la schermata sarà questa:
Verificato che siano le voci che ci interessano (altrimenti, basta spostare il pallino), possiamo cliccare “Seleziona evento contabile”.
Sicoge ci riporterà allora alla schermata precedente, dove però c’è una novità: è comparso il “modello scrittura” (fino al 2018 era in una schermata a parte che si apriva cliccando “inserisci scrittura contabile”, che ora non esiste più). Come vediamo, ci sono vari quadratini tra cui potremo scegliere quello più adatto alla nostra situazione.
In questo articolo stiamo ipotizzando il caso di una fattura semplice, con un solo tipo di costo e centro di costo. Di conseguenza andremo a spuntare uno solo dei quadratini disponibili.
Nulla ci impedisce di selezionarne più di uno se la fattura contiene al suo interno costi diversi, ma di questo caso parleremo in un altro articolo.
Clicchiamo quindi “cerca conto”. Sicoge ci porterà nella schermata che ci interessa davvero, quella in cui possiamo finalmente indicare il costo. L’elenco è molto lungo e dipende da quello che abbiamo selezionato in precedenza. Anche qui avremo la possibilità di selezionare più voci del piano dei conti, nel caso ci serva. Ma tipicamente ne basterà una sola.
Se non riusciamo a trovare quello che vogliamo significa che abbiamo spuntato la voce sbagliata nella pagina precedente, in quel caso basterà tornare indietro e cambiarla. Altrimenti scegliamo il costo che ci interessa e diamo Conferma.
Tornati alla pagina di prima, vedremo che la voce del costo è stata riportata per intero. In questo modo abbiamo scelto il costo al “terzo livello” del piano dei conti.
Nell’esempio in schermata 6, nella prima riga il primo livello è “Beni di consumo” il secondo livello è “materiali e accessori”, il terzo livello “Materiale tecnico-specialistico”. Nella seconda riga invece abbiamo “Acquisto di servizi ed utilizzo…” Il secondo livello “servizi ausiliari” e al terzo “Trasporti, traslochi…”. Nel caso più semplice avremo una riga sola, perchè alla schermata 5 avremo selezionato una sola voce.
Ora dobbiamo dire a Sicoge quanto dell’importo totale della fattura si riferisce a questo costo. Spuntiamo quindi la casella in fondo alla riga del costo, evidenziata nel riquadro, e clicchiamo “Cerca centro di costo”.
Questa parte della procedura serve ad indicare chi ha sostenuto il costo, Si apre questa schermata.
Usando i menu a tendina riduciamo il campo della ricerca poi clicchiamo cerca centro di costo, scegliamo quello che ci interessa e diamo conferma (anche qui ne potremo scegliere più di uno ma non è il caso che stiamo esaminando oggi).
Una volta confermata la nostra scelta torneremo alla schermata principale, in cui sarà comparsa la riga del centro di costo scelto con accanto una casellina gialla.
Nella casellina (“importo in dare”) dobbiamo riportare l’intero importo netto della fattura (ripeto ancora, stiamo facendo il caso di una fattura con un solo costo).
Nel nostro esempio abbiamo selezionato un costo a cui corrisponde una sola riga del PDCI (piano dei conti integrato). E’ allora sufficiente dopo aver compilato ‘importo in dare’, cliccare “Compila importi PdCI” e la cifra sarà riportata automaticamente nella casella blu:
A seconda della nostra scelta però potremmo veder comparire anche più righe del PdCI come nell’immagine seguente.
In tal caso, dopo aver compilato la casella Importo in dare dovremo anche compilare le righe del PdCI prima di cliccare “Compila importi PdCI”
Fatto questo clicchiamo “conferma”.
A questo punto Sicoge ci riporta alla Schermata 1, dove sono stati inseriti gli importi, il costo, il centro di costo e il PdCI in base alle scelte fatte.
Il totale di Importo in dare e di Importo in avere deve coincidere, altrimenti alla fine Sicoge ci segnalerà che c’è un errore e non ci farà concludere la registrazione. Se va tutto bene clicchiamo Avanti o clicchiamo in alto su Dati di pagamento, altrimenti se vogliamo cambiare qualcosa clicchiamo Annulla scrittura contabile o Annulla evento contabile.
Purtroppo non è possibile associare in automatico un tipo di costo a un certo fornitore abituale (ad esempio per le utenze), per ogni fattura si deve ripetere tutta la procedura di registrazione del costo.
Se volete vedere come era la procedura fino a marzo 2019 prima dell’introduzione del PdCI, potete cliccare qui, mentre se volete vedere quella ancora precedente potete cliccare qui
Segue: Dati di pagamento e scadenzario
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