Abbiamo visto in altri articoli cosa sia il “programma di spesa residui” di Sicoge e come compilarlo. Oggi vedremo come inserire i documenti nei fascicoli del programma.
ATTENZIONE: vista la novità dell’argomento, invito ogni lettore a valutare attentamente se e come usare i fascicoli. Declino nuovamente ogni responsabilità per problematiche derivanti da questo o altri articoli del blog.
A cosa servono i fascicoli
I “fascicoli” sono cartelle elettroniche presenti in vari punti di Sicoge (ad es. ne viene creato uno per ogni OS, uno per ogni rendiconto ecc.) in cui è possibile caricare documentazione da mettere a disposizione di altri soggetti (le ragionerie, gli uffici centrali ecc.).
Nel caso specifico del programma residui, serve per mostrare a chi dovrà effettivamente ripartire i residui quale impegno sia alla base della richiesta, e per dimostrare che effettivamente un impegno c’è (ricordiamo che per impegno ai nostri fnii si intende un’obbligazione esigibile entro la fine dell’anno appena trascorso).
Prima di perdere troppo tempo a caricare documentazione, però, vi invito a contattare le vostre direzioni generali (o comunque i vostri uffici di riferimento) per assicurarvi che effettivamente guarderanno quel che avete caricato, altrimenti rischiate di lavorare per niente. Ho già sentito infatti che alcuni uffici romani oberati dicono di non avere il tempo di controllare i fascicoli, e che chiederanno documentazione caso per caso solo nelle situazioni dubbie.
Come caricare i documenti
In genere il funzionamento dei fascicoli è simile dappertutto (si seleziona un file e si clicca un pulsante per caricare) mentre l’aspetto è leggermente diverso. Nel programma residui inizialmente non ero riuscita a far funzionare la funzione. Successivamente però ce l’ho fatta, quindi vi descrivo i passaggi che ho seguito per riuscirci.
Innanzitutto, create un programma redisui (senza validarlo!). Quindi, da “Gestione fascicolo”, cliccate “Ricerca”.
Sicoge vi mostrerà l’elenco dei programmi creati. Selezionate col pallino quello che vi interessa, quindi cliccate “Fascicolo” per aprire il fascicolo relativo al programma selezionato.
Nella schermata che si apre, avremo due possibilità:
- clicchiamo “Sfoglia” e selezioniamo così un documento presente sul nostro pc o su un server, poi aggiungiamo la descrizione e clicchiamo “Aggiungi documento” per caricarlo;
- oppure clicchiamo “Recupero documenti”, per cercare tra i documenti che abbiamo inserito in precedenza in un altro programma (tipicamente, in un programma ordinario)
Una volta aggiunti i documenti, li vedremo nella parte inferiore della schermata, sotto “Elenco documenti”.
Non posso fare a meno di notare che non c’è alcun collegamento con la contabilità economico-patrimoniale, ossia con l’unico vero documento decisivo da inserire nei fascicoli: la fattura! Quindi le fatture le dovremo estrarre da Sicoge e caricare il pdf nei fascicoli manualmente, non è possibile cercarle dentro Sicoge come le obbligazioni.
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Chi vuole inviare una fattura elettronica verso una PA non deve fare nulla sul portale Sicoge. Deve inviarla al sistema di interscambio come farebbe con un privato, solo avendo l’accortezza di indicare il codice univoco ufficio. Sicoge serve alle PA che ricevono le fatture.