Il FVOE 2.0 di ANAC

La digitalizzazione del ciclo degli appalti ha comportato molte modifiche nel modo di operare dei funzionari, legate sia alle nuove piattaforme divenute obbligatorie, che al restyling di quelle che già esistevano. Tra queste ultime una di quelle cambiate più radicalmente è FVOE (Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico) di ANAC, che è cambiata talmente tanto che la stessa ANAC ha voluto distinguerla dalla vecchia con un diverso numero, proprio come si fa con le versioni dei sistemi operativi: FVOE 2.0

Il FVOE 1.0

Il FVOE (1.0) già esisteva ed era utilizzato sia in fase di gara che di esecuzione per la verifica dei requisiti generali, tecnico-organizzativi ed economico-finanziari degli operatori economici, essenzialmente per gli appalti sopra i 40.000 euro.

Era una piattaforma gestita esclusivamente da ANAC, che si basava sull’uso di un codice, il “PASSOE”, che chi partecipava alla gara generava sulla piattaforma e comunicava alla stazione appaltante. Quest’ultima, digitando il PASSOE sbloccava l’accesso al fascicolo dell’operatore e poteva così chiedere i certificati (casellario, CEL, visure ecc.)  ad esso relativi, con poco più di un clic.

L’interfaccia aveva un aspetto obsoleto e la procedura (acquisisci il partecipante, verifica il passoe ecc.) era macchinosa, ma una volta appresi i passaggi si procedeva spediti.

NB per gli appalti avviati fino al 31 dicembre 2023  si deve ancora usare il FVOE 1.0!

Le novità del FVOE 2.0

Il nuovo codice non rivoluziona drasticamente il tema della verifica dei requisiti (artt. 94, 95, 100 e 103 del D.Lgs. 36/2023). Come prima, l’obbligo di uso del FVOE vale per gli appalti di importo superiore ai 40.00 euro, qualunque sia la procedura utilizzata. Per importi inferiori si può usare, o in alternativa si può procedere fuori FVOE con richieste dirette alle varie PA certificatrici. Comunque l’uso di FVOE in via esclusiva per tutte le verifiche è un obiettivo a tendere.

Una novità importante è che adesso non si può aggiudicare l’appalto fino a completamento delle verifiche (art. 17 co.5), quindi il FVOE diventa centrale.

La presenza delle Piattaforme Di Approvvigionamento (PDA), poi, ha imposto il completo rinnovamento della piattaforma, che ora non deve interfacciarsi più solo con i database di Ministero Giustizia, Agenzia Entrate ecc., ma anche con le varie PDA. Dal 2024 (FVOE 2.0 è stato rilasciato a fine marzo) al FVOE si può accedere sia dal sito ANAC, scegliendo se siamo stazioni appaltanti o operatori economici, che dall’interno delle PDA. Come vedremo, ci sono ancora vari difetti di gioventù e il collegamento (almeno per il MEPA) a volte non funziona. A tendere, penso che si dovrebbero usare solo le piattaforme.

L’accesso al FVOE avviene solo con credenziali di sicurezza elevate (CIE o SPID almeno di secondo livello) per ragioni di privacy. Il soggetto che può accedere al FVOE è il Responsabile di Progetto, che dalle PDA può delegare altri soggetti, eventualmente per fase (infatti si può controllare anche il permanere dei requisiti in fase di esecuzione, e il soggetto che lo farà potrebbe essere diverso da chi ha verificato in sede di gara).

Adesso il FVOE non è solo un ‘centralino’ che smista le richieste alle varie banche dati, è (anche) un enorme archivio (pardon, un “repository”) che conserva i documenti relativi a ogni operatore economico. E l’operatore può anche aggiungervi documenti di sua iniziativa. Ad esempio, se sa che c’è qualcosa di problematico nella sua posizione, ad es. una situazione di self cleaning, l’impresa può allegare documenti per chiarire la situazione senza dover attendere la richiesta della stazione appaltante (che comunque arriverebbe, e così si risparmia tempo).

Questo probabilmente è il maggiore punto di forza del nuovo FVOE: trovare già le cose senza doverle chiedere. Se un’impresa è già stata controllata negli ultimi 4 mesi (tutti i documenti infatti valgono 120 giorni salvo diversamente indicato) basterà scaricare i certificati di nostro interesse che troveremo già pronti, senza dover attendere risposte di chicchessia. Quindi, se io chiedo un certificato, chi arriverà dopo di me non dovrà farlo. Più usiamo il FVOE più ci aiuteremo gli uni gli altri.

La procedura per entrare nel fascicolo del singolo operatore

Il PASSOE è stato dismesso. Adesso il meccanismo di sblocco del fascicolo è il seguente:

• la stazione appaltante, dopo la scadenza del termine per presentare offerta, compila la scheda di comunicazione dei partecipanti (questo passaggio non serve per gli affidamenti diretti).
• Fatto questo, o dalla PDA o da dentro la piattaforma ANAC, invia una “richiesta di autorizzazione” agli operatori che intende verificare;
• gli operatori (o dalla PDA o da dentro la piattaforma ANAC) autorizzano l’accesso al FVOE ed eventualmente caricano su di esso i documenti che ritengono di caricare;
• la stazione appaltante, o direttamente sulla piattaforma ANAC o da un link che compare nella PDA, entra nel fascicolo e consulta/chiede i certificati/documenti che le servono e li scarica.

Nelle prossime settimane pubblicherò una guida all’so di FVOE direttamente dal sito ANAC e una per usarlo da MEPA.

Ebbene, se prima il PASSOE poteva avere un senso, a mio avviso questa nuova procedura di autorizzazione è ridondante e inutile. Visto che è tutto telematico, l’operatore è legato a doppio filo alla procedura (tramite il CIG di questa) e alla scheda partecipanti: non si vede perchè debba autorizzare espressamente l’uso del fascicolo, l’autorizzazione è implicita nella partecipazione alla gara, dato che è la stessa legge a imporre l’uso di FVOE!

Se un tempo il PASSOE aveva un’utilità perchè limitava i possibili abusi dei RUP ficcanaso che volevano controllare soggetti a casaccio, adesso ANAC potrebbe bloccare in automatico l’uso del FVOE se non c’è a monte un appalto a cui lo specifico operatore ha partecipato. Perchè non lo fa? Non me lo spiego. A che pro passare dall’OE? Serve solo a perdere un sacco di tempo (perchè tra richiesta e autorizzazione dovrebbe passare un clic, in realtà i sistemi non si parlano e tutto si blocca). Ma tant’è, questo è l’iter.

I limiti del sistema

Come dicevo, FVOE esisteva già. Mi aspettavo semplicemente un rinnovamento dell’interfaccia e un collegamento alle PDA, con un’integrazione quindi già operativa e pienamente funzionante. Purtroppo non è così.

Il primo problema è dato dal fatto che ci sono frequentissimi problemi di collegamento tra FVOE e PDA (almeno, con Acquistinrete sono all’ordine del giorno) e tra FVOE/PDA e operatori economici. Il risultato è che se si richiede l’accesso dalla PDA, spesso la richiesta non viene trasmessa. O viene inviata, ma l’operatore non se ne accorge (il sistema di avvisi e comunicazioni di MEPA meriterebbe un articolo a sè). O se se ne accorge, non sa come sbloccare l’autorizzazione perchè non riceve l’apposito codice da ANAC. O la sblocca, ma il MEPA non registra l’autorizzazione e la stazione appaltante non lo sa, e così via.

Essendo questa la situazione e in attesa di tempi migliori, il suggerimento che dò alle stazioni appaltanti quando lanciano una richiesta di autorizzazione, è di avvisare gli operatori economici (basta una telefonata) per informarli che devono sbloccare la richiesta. Gli operatori, poi, se non riescono a farlo da MEPA dovrebbero andare sul sito ANAC e ricercare lì l’appalto e fare lo sblocco da lì. Fatto questo, dovrebbero avvisare la stazione appaltante che può andare avanti (perchè alla stazione appaltante non arriva alcuna mail di avviso, o se arriva va al PO, che solitamente non capisce di che si parli).

Un altro enorme limite di tutto il nuovo sistema è quello dei ruoli. Pensare che i dirigenti/RUP (ma anche i legali rappresentanti delle imprese) abbiano tempo da perdere per configurare personalmente i ruoli ai loro collaboratori e/o chiedere personalmente CIG e certificati, appalto per appalto (perchè lì è il nocciolo della questione), e creare un sistema basato su questa idea, è uno degli errori più grossi commessi in tutta la digitalizzazione del ciclo degli appalti.

Ma tant’è. E’ stata privilegiata la privacy delle imprese alla speditezza di lavoro dei funzionari. Non mi risulta che esistano (per ora) modi per assegnare queste deleghe una volta per tutte. So che ANCI è molto sensibile a questo tema e sta facendo pressioni su ANAC per questo. Ormai però il sistema è nato così e ci vorrà del tempo per adeguarlo alle esigenze delle stazioni appaltanti.

Un altro limite del FVOE è la confusione che vi regna. Non esiste (ad oggi) modo di cercare o ordinare efficacemente i documenti presenti nel fascicolo dell’operatore (almeno, sul sito ANAC sono elencati per tipologia, in ordine di data; su MEPA non saprei, perchè ad oggi non sono riuscita ad avere il link di accesso  al FVOE per nessun appalto e non so se si veda qualcosa e cosa), e i certificati più vecchi sono assieme ai più recenti. A breve se ANAC non interviene i fascicoli diventeranno ingestibili per il caos che si creerà.

Per dire, il FVOE è operativo da appena un mese e in un controllo su una media impresa locale mi sono trovata già un centinaio di documenti tra cui cercare quelli che mi servivano. E non potendoli ricercare o ordinare per data ho dovuto scorrerli tutti. No, non c’è modo per scaricarli tutti con un unico clic (altra cosa chiesta a più riprese da ANCI e non solo).

Ma c’è tempo per sistemare il problema, che mi pare banale: basta che ANAC consenta di filtrare per tipo di documento e quindi ordinare per data più recente o (ancora meglio) proponga un cruscotto riepilogativo con ogni tipologia di certificato/documento linkando il più recente già disponibile. Altro upgrade che suggerisco nel caso qualcuno di ANAC mi legga: perchè non mostrare al funzionario che avvia la richiesta di un certificato, il certificato ancora valido già presente nel fascicolo, che magari non è stato notato nel caos, suggerendogli di non avviare una nuova inutile richiesta?

A proposito dei certificati richiedibili da FVOE, mi pare che (per ora) il FVOE 2.0 sia un passo indietro rispetto a FVOE 1.0. Se non ricordo male infatti le banche dati che comunicavano col vecchio FVOE erano più numerose  di quelle collegate con la nuova piattaforma (posso sbagliare). Immagino sia un problema di interfacciamento su cui stanno lavorando. Chiaramente quello che non si trova lì va chiesto fuori.

E anche le banche dati collegate, a volte non riescono parlarsi per problemi di congestione delle linee o errori vari. A questo proposito raccomando alle stazioni appaltanti (specie se inoltrano le richieste da dentro le PDA, specialmente MEPA) di verificare da dentro FVOE 2.0 se le richieste sono andate a buon fine. C’è infatti una specie di ‘semaforo’ che indica se la singola richiesta è stata evasa (totalmente o parzialmente), se è solo stata trasmessa, o se è bloccata ‘in trasmissione’ (nel limbo). Sono convinta che stiano lavorando intensamente per superare i problemi di collegamento e che pian piano tutto si collegherà con il nuovo sistema, ma per ora bisogna tenere gli occhi aperti.

Ancora, FVOE può fornire solo gli elementi informativi che le varie PA collegate ad esso gli trasmettono. Se un dato non è contenuto nel database consultato (che so, del Ministero della Giustizia), inutile aspettarsi di vederlo da FVOE. Ad esempio, per i certificati di regolarità fiscale dell’Agenzia delle Entrate, il certificato presente su FVOE riguarda esclusivamente le violazioni definitivamente accertate. Per quelle non definitivamente accertate bisogna scrivere all’Agenzia delle Entrate come prima. Questo perchè nel database (per ora) l’Agenzia registra solo quelle violazioni, le altre sono note solo alla sede periferica che sta svolgendo gli accertamenti. Non aspettatevi che ANAC vi avvisi di questo. Guardate bene che c’è scritto nei certificati che scaricate.

Un altro grosso limite è dato dal fatto che (ancora una volta) il principio once only è tutto sulla carta. Ad esempio, anche se c’è il collegamento con la CCIAA, i dati dei legali rappresentanti per cui chiedere il casellario giudiziale vanno digitati uno per uno, i dati dell’impresa per la richiesta delle sanzioni amministrative pure, e così via.

Allora dove sta il vantaggio di FVOE rispetto alla richiesta fatta fuori FVOE se comunque devo digitare le stesse informazioni? Bè, intanto nel saltare i passaggi di protocollazione in uscita per noi, protocollo in entrata per chi riceve la richiesta, protocollo in uscita della risposta, protocollo in entrata della stessa.

NB i certificati che scaricate da FVOE, o prima o poi dovete comunque acquisirli a protocollo, anche solo come allegati alla determina di aggiudicazione!

Inoltre nella velocità di risposta, che -una volta trasmessa la richiesta- è incomparabilmente più rapida. Infine, nel sollevare i colleghi delle PA certificatrici dal dover interrogare i loro database e trasmetterci il risultato. Sicuramente per loro è un vantaggio notevole.

A tendere, quando sarà adottato il nuovo modello di DGUE, il FVOE prenderà i dati da lì e non sarà necessario inserirli manualmente. Sicuramente sarà un bel passo avanti, ma in primis se ne riparla tra molti mesi (ben che vada a fine 2024), e poi ci si basa su quanto autodichiarato dall’operatore economico, e non è davvero il massimo! Sarebbe stato meglio ricavare i dati da altre banche dati (es. appunto la Camera di Commercio) e tornare al DGUE solo per quanto eventualmente mancante. Ma mi rendo conto che così sia tutto più semplice e mi accontento, a patto che si sbrighino.

Riassumendo: il FVOE 2.0 è un enorme progresso per chi lavora nel settore degli appalti. Al momento ha ancora parecchi difetti di gioventù, ma più tempo passa più migliorerà. Nelle prossime settimane posterò una guida all’uso di FVOE 2.0 direttamente dentro la piattaforma ANAC, e le indicazioni su come usarlo da MEPA (se prima io stessa riuscirò a farlo funzionare da lì…)

 

 

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