La comunicazione del lavoro agile

Dal 2020 il lavoro agile o smart working, teoricamente già permesso da anni ma nella pratica appannaggio di pochi fortunati, è entrato prepotentemente nella vita di tutti i lavoratori, inclusi quelli pubblici. Questa modalità di espletamento della prestazione lavorativa presenta indubbi vantaggi per il lavoratore, ma anche vari rischi (alienazione, “disconnessione mai”, uso di attrezzature non ergonomiche, penalizzazioni di carriera ecc.). Per tale ragione, sin da quando lo ha introdotto in Italia, il legislatore ha circondato lo smart working di varie tutele.

Una di queste è l’attivazione del lavoro agile solo a seguito di accordi individuali (non unilateralmente da parte del datore di lavoro) e la comunicazione telematica degli accordi stessi al Ministero del Lavoro.

Nel pieno del covid i numeri assolutamente spropositati di lavoratori in smart working ha consigliato di derogare momentaneamente a tali adempimenti e di utilizzare comunicazioni “semplificate”, ma pian piano si sta tornando alla normalità.

La comunicazione del lavoro agile dal 1-9-2022

Con il DM 149 del 2022 il Ministero del Lavoro ha infatti dettato le nuove regole per assolvere agli obblighi di comunicazione telematica delle informazioni relative all’accordo di lavoro agile, in particolare ha attivato un apposito portale su cui trasmettere le comunicazioni.

Tali modalità si applicano dal 1 settembre 2022, e valgono per tutti gli accordi di smart working stipulati o modificati (quindi anche solo prorogati) dopo tale data. Per tutti gli accordi stipulati in precedenza e non modificati restano valide le trasmissioni effettuate in precedenza, quindi non occorre ritrasmetterli.

La nuova disciplina prevede che ogni nuovo (o modificato) accordo sia comunicato al Ministero del Lavoro entro 5 giorni dalla sua sottoscrizione.

Considerato che il nuovo sistema prevede sia una comunicazione caso per caso (che vedremo tra poco) che una comunicazione massiva per gli enti pubblici e privati con più lavoratori, e che per attivare quest’ultima devono essere modificati dei software, in sede di prima applicazione è stato concesso termine fino al 1 novembre per comunicare tutti gli accordi stipulati e prorogati dopo il 1 settembre 2022. Questo termine è poi stato ulteriormente prorogato al 1 gennaio 2023.

Contestualmente è stata creata la possibilità di comunicare massivamente gli accordi, con una modalità che illustro in questo articolo.

Come avviene la comunicazione del lavoro agile

La comunicazione singola degli accordi al Ministero del Lavoro è telematica ed avviene attraverso il portale “Servizi Lavoro“.

L’abilitazione

Questo portale, eventualmente attraverso i portali dei servizi lavoro regionali, è di fatto già in uso da parte di tutte le PA, quindi è altamente probabile che i dirigenti-datori di lavoro e i loro delegati-operatori siano già registrati.

Per verificarlo basta tentare il login con SPID o con le credenziali “Utente PA”. Se riuscite a entrare e figurate come delegati per il vostro ente  potete passare alla comunicazione vera e propria, altrimenti occorre abilitarsi in questo modo (non posso mostrarvi le videate dei passaggi perchè sono già abilitata):

1. il soggetto da delegare deve accedere al portale con il suo SPID
2. il datore di lavoro (o un delegato già operativo) deve loggarsi poi in alto a destra, nel menu a tendina sotto il nome, cliccare GESTIONE PROFILI e poi REGISTRA AZIENDA, inserire i dati richiesti e salvare
3. tornato nel menu a tendina sotto il proprio nominativo in alto a destra, cliccare ASSOCIA PROFILI; cercare l’ufficio che si è creato con il passo 2 e cliccare sul simbolo della catena blu.
4. quindi, cliccare su scarica PDF, firmarlo digitalmente e ricaricarlo. Questa è la dichiarazione di essere rappresentante legale o persona munita di rappresentanza, quindi deve essere necessariamente firmata dal Capo di Istituto o da un suo delegato munito di firma digitale (p.o. ecc.)
5. infine per indicare i dipendenti che effettueranno materialmente gli inserimenti degli accordi nel portale, occorre creare una delega come spiegato in questo articolo.

La comunicazione degli accordi

Una volta attivata la delega, si può passare alla comunicazione degli accordi.

Come accennavo, c’è una modalità massiva, ma richiede che i software dei datori di lavoro si interfaccino con quello del Ministero. Tendenzialmente, useranno questa modalità coloro che già dispongono di applicativi per effettuare in automatico tutte le comunicazioni obbligatorie invece di passare dai vari portali regionali o nazionali. In tal caso, i loro fornitori di software forniranno tutte le indicazioni da seguire.

Per tutti gli altri la comunicazione va effettuata lavoratore per lavoratore, manualmente. E’ una comunicazione molto semplice, ma chiaramente se avete molti accordi da trasmettere diventa lungo.

Per prima cosa, cliccare sull’icona dell’applicativo dedicato alla comunicazione telematica:

Comparirà allora una schermata che riepiloga lo scopo della comunicazione e la sua base giuridica, bisognerà cliccare ENTRA

Fatto questo, si aprirà una maschera in cui potremo cercare le comunicazioni già effettuate o avviare una nuova comunicazione, cliccando sulla sinistra o in basso a destra il pulsante apposito:

In questo modo comparirà il modulo della comunicazione, che come vi dicevo è molto semplice. La prima parte prevede l’inserimento dei dati del lavoratore. Per prima cosa si deve verificare cercando il suo codice fiscale se risulta già inserito in precedenza un rapporto di lavoro, in tal caso i campi anagrafici si compileranno da soli

altrimenti dovremo inserirli noi. La parte sottostante è dedicata al rapporto di lavoro e al rapporto di lavoro agile.

Per quanto riguarda le voci INAIL, posso indicare che per quanto riguarda i Ministeri la PAT della Gestione in conto Stato dovrebbe essere 99992000 con voce di tariffa 0000 (ma per chi non appartiene al Ministero della Cultura non garantisco sia effettivamente così)

Compilati tutti i campi obbligatori, si potrà confermare e procedere all’invio. Ini questo modo la comunicazione del lavoro agile, per quel lavoratore è a posto.

Se avete più accordi da comunicare, ripetete i passaggi per ogni lavoratore.

Le sanzioni

Come dicevo, il termine per la comunicazione è stato prorogato al 1 gennaio 2023 per tutti gli accordi stipulati dal 1 settembre, 5 giorni dalla firma per quelli stipulati dal 1 gennaio 2023 in poi. Alle comunicazioni che saranno effettuate dal 1 gennaio in avanti occorrerà nuovamente allegare l’accordo individuale, poichè la comunicazione semplificata non ci sarà più.

In caso di mancata comunicazione  si  applica  la sanzione prevista dall’articolo 19, co. 3  del  D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276 ossia una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore la cui comunicazione sia stata omessa.

 

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