Quando riceviamo una fattura elettronica sbagliata, la cosa migliore da fare è rifiutarla. Tuttavia può capitare che una fattura venga accettata per “decorrenza termini”, o che ci si accorga di un problema soltanto dopo l’accettazione. Ogni volta che la fattura è stata accettata, bisogna chiedere l’emissione di una nota di credito, esattamente come avveniva quando le fatture erano analogiche. Allo stesso modo, può capitare di ricevere note di credito a storno parziale di una fattura. Per affrontare tutte queste situazioni, oggi parleremo di come gestire le note di credito su Sicoge.
Registrazione della nota di credito
Le note di credito devono essere registrate e contabilizzate come le fatture. Potete evitarlo solo se intendete usare la funzione di “eliminazione documenti contabili” che però è molto delicata e che sconsiglio assolutamente, per cui eviterò proprio di parlarne. Per prima cosa, quindi, procedete alla registrazione come spiegato in questo articolo.
Cosa fare con le note di credito
Una volta registrata la nota di credito, ci sono 5 procedure per gestirla:
- Richiamarla al momento di un pagamento
- “Associazione contabile NC“
- Dichiarazione di pagamento/chiusura debito
- Eliminazione documenti contabili (sconsigliata)
- Chiusura definitiva (sconsigliata)
Alcune di queste procedure le descriverò in articoli a sè. Una volta completato il ciclo di articoli, posterò il consueto schema riassuntivo.
Abbinamento al momento del pagamento
Una volta registrata la nota di credito, il modo più semplice per toglierla di mezzo è richiamarla al momento di un pagamento. In questo caso, al momento del pagamento si tratta semplicemente di cercare il fornitore in “dati contabili O/S” come si fa sempre. Se ci sono note di credito del fornitore, SICOGE le mostrerà assieme alle fatture
Dovremo selezionare la nota e una o più fatture, e il sistema compenserà in automatico gli importi e predisporrà un ordinativo con il residuo da pagare (il seguito della predisposizione dell’OS è quello solito). E’ possibile indicare importi inferiori come si fa con le fatture, ma in ogni caso il totale dell’OS non può essere né zero né inferiore: questo sistema si può usare solo se l’importo delle fatture che vogliamo pagare è superiore all’importo della/e nota/e di credito che vogliamo compensare.
Associazione contabile NC
Se l’importo di nota e fattura coincidono perfettamente, l’abbinamento al momento del pagamento della fattura non si può usare. In questo caso o aspettiamo che arrivi una nuova fattura per poi fare l’abbinamento al pagamento come appena visto, o possiamo usare la funzione “Associazione contabile NC”. Questa funzione serve a compensare integralmente fatture e note di credito facendole sparire dai documenti aperti.
Andiamo in Contabilità economico-patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-Associazione contabile NC
e selezioniamo Inserimento. Si aprirà una maschera in cui dovremo cercare la NOTA di credito (con l’operazione di sistema o con la consueta pagina di ricerca di Sicoge)
Trovata la nota di credito voluta selezioniamola col pallino e clicchiamo Continua. Sicoge ci mostrerà il dettaglio della nota. Dovremo cliccare Ricerca documento, in basso
Si aprirà la maschera per la ricerca della FATTURA da abbinare alla nota di credito. Ovviamente i campi dell’impresa (c.f. e ragione sociale) sono preimpostati. Con “Cerca documento” faremo apparire tutte le fatture di quella ditta; possiamo restringere il campo di ricerca con la data o in altri modi. Notate che sopra l’elenco delle fatture c’è l’importo della nota:
Individuata una o più fatture da abbinare alla nota, selezioniamole con il segno di spunta. Automaticamente Sicoge controllerà se l’importo coincide o se ci sono differenze.
Se l’importo delle fatture supera quello delle note, Sicoge lo evidenzia in rosso e blocca la procedura. Lo stesso avviene se ci sono IVA o ritenute che non coincidono.
Se la nota supera la fattura, il tasto ‘prosegui’ non si attiva e non si può procedere. Analogamente se la registrazione degli importi è uguale, ma avvenuta su capitoli diversi (o su ‘fondi di bilancio’ e ‘altri fondi’). In questo caso compare la dicitura “NA” e prima di procedere bisogna cambiare la registrazione in modo che corrisponda su entrambe.
Se invece gli importi coincidono, il campo ‘importo da associare’ è zero e si attiva il tasto “Prosegui”. Cliccandolo si apre una pagina di riepilogo in cui dovremo solo cliccare “Esegui”.
Fatto questo, la nota di credito e la fattura che abbiamo associato non saranno più visibili in fase di emissione dei titoli di spesa. L’interrogazione DETTAGLIO DOCUMENTO CONTABILE si aggiorna, per entrambe, con l’informazione dell’associazione contabile effettuata.
Dichiarazione di pagamento-chiusura debito
Questa funzione serve ad eliminare note di credito (o fatture) che sono state pagate fuori SICOGE (attraverso altri sistemi contabili) o da altri soggetti, o che sono comunque state annullate, in modo che non compaiano più tra i documenti da pagare. La procedura è simile a quella di associazione contabile ma più lunga, e la descrivo in questo articolo.
Eliminazione documenti contabili
Le note di credito (e non solo loro) si possono eliminare anche con la funzione “Eliminazione documenti contabili”. Questa procedura è irreversibile e viene comunicata alla PCC. Tendenzialmente si dovrebbe usare con grande cautela, e solo per le note di credito che non si possono abbinare a fatture; il caso classico in cui può capitare di usarla è quello di una fattura errata rifiutata e corrispondente nota di credito andata in accettazione per decorrenza termini.
Questa procedura eviterò proprio di descriverla. Avverto sin d’ora comunque chi vuole utilizzarla che richiede che le note di credito non siano state registrate (stato “lavorabile”), o che la contabilizzazione sia stata revocata.
Chiusura definitiva
La “chiusura definitiva”, si effettua ora con la nuova funzione “blocco/chiusura documento” ed è un’operazione irrevocabile che è possibile effettuare qualora il documento non debba essere portato in contabilità né pagato (es: le fatture negative per le utenze, qualora siano poi comprese nella fattura relativa al periodo successivo).
Anche questa funzione va utilizzata con estrema cautela e almeno per il momento non ne parlerò
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Chiaro e spiegato bene complimenti
Buongiorno, in presenza di un credito superiore all’importo delle singole fatture da pagare (es. fatturazione mensile di buoni pasto), è possibile stornare in parte la nota di credito fino al raggiungimento dell’importo totale?
Grazie
Fabrizio
Se intende se si possono compensare fatture più basse con una nota più alta, sì. Io suggerisco di abbinarle tutte (fatture e nota/e) quando si arriva a superare con le fatture la nota. In quel momento si predispone l’OS e si richiama tutto quel che c’è, così resta da pagare solo la differenza.
Salve, anzitutto la ringrazio per l’immenso aiuto che ricevo dai suoi articoli. Volevo chiederle una cosa io ho rifiutato una fattura e la ditta mi ha emesso una nota di credito che purtroppo non ho rifiutato e accettata per decorrenza termini (il caso che lei sconsiglia di fare). Se la fattura la lascio lì senza trattarla, Incorro in qualche problema? Grazie ancora
Sì, le rimane aperta per sempre su Sicoge e rischia di sbagliarsi al prossimo pagamento (Sicoge gliela mostrerà assieme alla fattura da pagare) e resterà presente sulla piattaforma dei crediti commerciali. Le suggerisco di eliminarla con la dichiarazione di pagamento-chiusura debito https://www.funzionarioamministrativo.it/2019/10/28/dichiarazione-pagamento-chiusura-debito/
Salve, scrivo perché lo scorso anno una società inviò delle fatture errate che noi rifiutammo per tempo.
Quest’anno la società ha proceduto alla riemissione delle fatture corrette, ma poiché aveva già provveduto a contabilizzarle ci ha inviato una nota di credito, che purtroppo non siamo arrivati a rifiutare per tempo.
Leggendo i suoi articoli (che mi forniscono sempre un grande aiuto e per i quali la ringrazio tantissimo) mi sembra di dedurre che la procedura più corretta da attuare nel mio caso sarebbe “eliminazione documenti contabili” (non abbiamo ancora registrato la nota di credito e non l’abbiamo contabilizzata). Tuttavia, non riesco a trovare la voce “eliminazione documenti contabili” tra le varie che mi appaiono (ad esempio: “dichiarazione pagamento/chiusura debito).
Mi saprebbe indicare dove è collocata tale voce?
Colgo l’occasione per ringraziarla per il prezioso aiuto che fornisce soprattutto a chi, come me, è “alle prime armi”.
Adesso è ‘chiusura definitiva’: Contabilità economica Operazioni di gestione Documento contabile Gestione blocco-chiusura documento Blocco/chiusura documento Trovato il documento (NB lavorabile) scelga Chiusura definitiva
Buonasera,
nel mese di settembre abbiamo ricevuto, registrato e contabilizzato delle fatture e delle note di credito.
Essendo il valore di queste ultime maggiore rispetto alle fatture non abbiamo effettuato il pagamento in attesa di altri documenti contabili. A causa di una serie di errori nella fatturazione , il fornitore ha inviato nuove fatture nel mese di febbraio 2021.
Al momento di fare l’OP tuttavia non riesco ad abbinare le note di credito del 2020 con le fatture del 2021. Come posso chiudere per elaborare il pagamento?
Salve, non mi intendo delle operazioni del “centro” in quanto lavoro come funzionario delegato, comunque dovrebbe essere possibile operare una “rettifica finanziaria” per spostare da un anno all’altro. Alla peggio chieda ai suoi referenti centrali.
Buongiorno, vorrei sottoporle un caso accaduto nei giorni scorsi: fattura di utenza che conteneva oltre al consumo del mese, soggetto ad aliquota iva 5%, un rimborso (relativo alla fatturazione precedente) soggetto ad aliquota 22%; la fattura aveva una base imponibile positiva (pagata al fornitore) e un’iva negativa (perché la parte rimborsata aveva un’aliquota iva maggiore della base imponibile) . Come già detto al fornitore è stata pagata La base imponibile, ma come si fa a recuperare l’IVA a credito che è stata registrata ?
Compensatela con l’iva della prossima fattura. Io in questi casi aspetto la fattura successiva e pago assieme quello che ne risulta, è più chiaro.
Buongiorno, grazie per le preziose informazioni. Purtroppo la casistica che mi si è presentata al ritorno in ufficio è ancor più complessa. Abbiamo ricevuto una nota di debito accettata per decorrenza termini ed agganciata ad una nota di credito che in precedenza era stata però rifiutata (fattura relativa ad un utenza con importo negativo). Come devo muovermi in questo caso? Grazie in anticipo
Faccia la chiusura della nota di debito su INIT
Gentilissimo, grazie per la risposta! Con la chiusura definitiva su INIT, opportunamente motivata, il documento contabile risulterà comunque nella PCC? Grazie, Francesca
INIT comunica a PCC tutte le operazioni
Grazie per l’informazione, mi chiedevo inoltre se anche una volta chiusa definitivamente su INIT contribuisce alla formazione dello stock del debito? Grazie ancora, Francesca
Non dovrebbe, perchè viene proprio espunta dallo stock
Buongiorno
Una società fornitrice d’acqua ha emesso una nota di credito per un importo molto alto rispetto alla media degli importi delle fatture relative ai consumi. Vorrei evitare di lasciare in sospeso le fatture fino alla concorrenza dell’importo della nota di credito. Ho provato a contabilizzare su INIT la nota di credito per un importo corrispondente alla fattura ricevuta così da poter procedere all’associazione contabile nc su Sicoge con importi coincidenti ma al controllo in dati di pagamento INIT non mi fa procedere. E’ possibile utilizzare parzialmente la nota di credito per compensare la fattura in questione e le fatture che arriveranno nei prossimi mesi o è necessario aspettare tante fatture da superare l’importo della nota di credito con il rischio che possano passare molti mesi se non addirittura anni?
Fino a quando le fatture venivano contabilizzate su Sicoge questa operazione era tranquillamente possibile, la NC veniva ‘scalata’ via via dalle fatture. Non mi è mai capitato il caso con INIT, apra un ticket poi mi dica che soluzione le danno, è un caso interessante.