Il ripianamento del fondo scorta è un’operazione molto importante che riguarda quelle amministrazioni -in primis il Ministero della Difesa- che hanno la fortuna di poter utilizzare questo utilissimo strumento. Oggi vedremo le operazioni da compiere su Sicoge, grazie alla preziosa collaborazione del Ten. Col. Salvatore Communara, che mi ha gentilmente fornito la sua guida a questa procedura e che ringrazio di cuore.
Anche se INIT è prossimo alla partenza, infatti, la contabilità finanziaria resterà tutta su Sicoge ancora a lungo.
Due avvertenze: parlerò solo dell’operazione di ripianamento, non del pagamento vero e proprio su fondo scorta. Le procedure sono riferite al Policlinico militare di Roma, ovviamente dovrete adattarle al vostro ente.
Cos’è il fondo scorta
Il “fondo scorta”, o meglio i “fondi scorta” sono fondi di bilancio, istituiti negli stati di previsione dei Ministeri a cui sono attribuite funzioni in materia di difesa nazionale, ordine pubblico e sicurezza e soccorso civile, finalizzati a soddisfare le loro esigenze inderogabili e ad assicurare la continuità nella gestione delle strutture centrali e periferiche operanti nell’ambito di tali funzioni. In pratica, sono fondi di emergenza a cui alcuni Ministeri possono attingere in caso di bisogno nell’attesa che pervengano gli stanziamenti previsti.
Li indicherò semrpe al singolare perchè la gestione di questi fondi è la stessa in tutti gli enti che li utilizzano.
L’istituzione del fondo scorta risale all’art. 7-ter del D.Lgs. 90-2016 (introdotto dal D.Lgs. 12 settembre 2018, n. 116) in vista della chiusura delle contabilità speciali e il suo uso è illustrato dalla circolare MEF n. 28 del 2018.
Essenzialmente si tratta di un fondo a cui è possibile fare ricorso per ovviare a momentanee carenze di cassa o per altre “speciali esigenze”, in pratica quando non ci sono fondi sufficienti sui capitoli appropriati, ma si devono effettuare urgentemente uno o più pagamenti. In questi casi, si attinge al fondo scorta attraverso Ordini di Pagare per “anticipare” il pagamento, un pò come avveniva con le (rimpiante) contabilità speciali (che infatti il fondo scorta ricorda molto da vicino) o come avviene tuttora con gli “speciali ordini di pagamento“.
Una volta arrivati gli OA, bisogna ripianare l’anticipazione. Vediamo come procedere.
1) la dichiarazione di pagamento
La prima operazione da effettuare una volta pagata la fattura (regolarmente registrata e contabilizzata su Sicoge o su INIT) con il fondo scorta, è comunicare a Sicoge che il pagamento è avvenuto.
E’ consigliabile effettuare questa operazione appena avvenuto il pagamento, perchè in questo modo la fattura non comparirà più tra quelle da pagare su Sicoge, ma soprattutto perchè così si trasmetterà l’informazione alla Piattaforma dei Crediti Commerciali. Fatto questo, il documento non sarà più tra quelli che alla PCC risultano ‘lavorabili’, incidono sulla tempestività dei pagamenti e fanno parte dello stock del debito.
La procedura è simile a quella che ho illustrato in questo articolo ma ha alcune significative differenze, una delle quali è che le dichiarazioni devono essere DUE, una per il netto e una per l’IVA. Per le altre differenze, vi rimando alla prima guida, da scaricare qui sotto o nella pagina Schemi e modelli.
Se anche non fate la dichiarazione immediatamente, è però indispensabile farla prima di poter passare al punto successivo.
2) il ripianamento del fondo scorta
Una volta pervenuti gli OA bisogna quindi ripianare l’anticipazione, ossia rimborsare il fondo per la somma usata.
Dalle domande che mi pervengono da molti colleghi mi pare che questa operazione non sia ben chiara, provo a spiegarla: quando viene usato il fondo scorta, la fattura è già stata pagata (altrimenti, se ci fossero le risorse sul capitolo giusto, non ci sarebbe bisogno di usare il fondo, no?). Quando arriva l’OA atteso non bisogna emettere nessun ordinativo secondario o ordine di pagare nei confronti del creditore su Sicoge, neppure fittizio.
Bisogna invece emettere un OS di ‘ripianamento anticipazione’, andando a richiamare le due dichiarazioni di pagamento e scegliendo come beneficiario l’ente che ha usato il fondo scorta.
Visto che ci sono molti dettagli a cui prestare attenzione, vi rimando alla seconda guida.
Una volta emesso l’ordinativo di ripianamento, non resta che predisporre i fascicoli per il rendiconto inserendovi i documenti del caso, come d’abitudine.
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