In altri articoli abbiamo visto cos’è e a cosa serve il “programma di spesa” di Sicoge. Ora vedremo come compilarlo. Sicoge prevede due modalità. La prima, adatta ai piccoli uffici, richiede l’inserimento manuale di ogni singola obbligazione. La seconda consiste nell’uso di un file .xls, da riempire offline e caricare su Sicoge in seguito. In questo articolo vedremo come compilare il programma di spesa manualmente.
Come compilare il programma
Andare in Contabilità finanziaria – F/D di C/Ordinaria – Programma di spesa
quindi cliccare Gestione programma
Nella maschera che si apre, cliccare “Inserimento” in alto a destra
Per prima cosa bisogna cliccare sul quadratino blu per cercare il capitolo.
Sicoge mostrerà solo quelli (preimpostati dagli uffici centrali) su cui il FD può lavorare, e per cui non esiste ancora alcun programma. Confermato il capitolo voluto si torna alla schermata di prima, con il capitolo inserito.
Dovremo allora scrivere la descrizione del programma (utenze e canoni, spese per trasferte…) e cliccare “Nuova obbligazione”
Si apre finalmente la maschera di inserimento della singola obbligazione. Qui obbligatorie sono le caselle gialle data, oggetto, tipologia ed almeno un importo. Il resto è facoltativo, ma utile.
Gli importi vanno collocati nell’esercizio in cui è previsto l’effettivo pagamento e possono essere indicati come totali annui, digitandoli direttamente nel rigo importo esigibile (come nell’immagine sopra) oppure scrivendo gli importi nelle singole scadenze mensili. In quest’ultimo caso l’importo esigibile annuo si aggiorna da solo, sommando i dati mensili.
È importante sottolineare che vanno indicati i mesi o gli anni in cui prevediamo di dover effettuare il pagamento dell’obbligazione, anche se eccedono il triennio. Con il cursore a destra della schermata o con l’elenco a tendina corrispondente, è possibile far scorrere gli esercizi finanziari visibili nella pagina. In questo modo gli uffici centrali sapranno quando le somme servono effettivamente ai funzionari delegati e (se vorranno) potranno predisporre gli accrediti per tempo.
Cliccando “Aggiungi” si salva quanto inserito e si torna alla pagina iniziale.
Per inserire un’altra obbligazione si deve ripetere la procedura appena descritta. Una volta inserite tutte le obbligazioni desiderate, bisogna salvare con il pulsante “salva” in basso.
In questo modo il programma viene inserito in base dati (come conferma del buon esito dell’operazione, esce un popup con la faccina sorridente).
ATTENZIONE!! Se non salviamo, tutte le obbligazioni inserite fino a quel momento andranno perse appena si uscirà da questa pagina!! Conviene salvare spesso, perchè il programma salvato non è cristallizzato per sempre, si può modificare aggiungendo nuove obbligazioni anche in seguito.
Per lo stesso esercizio/capitolo/pg può essere inserito un solo programma di spesa che può però essere modificato, integrato o cancellato in qualsiasi momento dell’anno.
Validare il programma
Il programma che è stato salvato è in stato REGISTRATO e gli uffici centrali non possono ancora vederlo. Per renderlo visibile occorre validarlo: sempre da Contabilità finanziaria-FD di C/ordinaria-Programma di spesa-Gestione programma di spesa, cercato il capitolo voluto con Ricerca vedremo in basso l’icona “Valida” che dovremo cliccare per validare il programma di spesa.
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Salve. In sede di compilazione della maschera obbligazione il campo obbligatorio data si riferisce alla obbligazione o alla data di inserimento della obbligazione? Grazie
Mi pare che si autocompili con la data di inserimento dell’obbligazione. Presumo che sia perchè vuole quella (non ho ancora provato a cambiarla)
Quindi conviene inserire Un obbligazione generica per ogni capitolo di spesa nel caso si faccia ricorso, come la mia amm.ne, molto spesso al fondo economale.
Probabilmente sì. Ma per scrupolo conviene sentire che ne pensa l’amministrazione superiore.
Buonasera,
Non mi è chiaro se i documenti inseriti nel fascicolo di spesa all’interno del menu programmazione sono inseriti automaticamente nel rendiconto o se devono essere in qualche modo richiamati per inserirli nel fascicolo elettronico dell’O/S o del rendiconto (sempre che sia prevista questa funzionalità). In ogni caso ritiene che sia consigliabile inserli in questa fase? Grazie
Domanda molto interessante. Non è chiaro neppure a me, perchè la guida operativa non vi fa cenno. Quel che pare di capire è che la documentazione inserita dal Funzionario Delegato sia visibile tanto all’ufficio che accredita i fondi (che può aggiungere altri documenti ma non si capisce se può anche cancellare in tutto o in parte ciò che è stato già inserito dalla periferia) quanto all’UCB.
Andando a buon senso credo che quella documentazione potremmo effettivamente ritrovarcela in automatico nel fascicolo del rendiconto, perchè è legata al capitolo-OA (lo scopriremo solo vivendo), ma dubito che sarà così, quindi dubito che sarà visibile anche alle Ragionerie (sarebbe una cosa troppo intelligente).
In questa fase non inserirei nulla o quasi, perchè fino a quando la sezione ‘contratti’ non sarà attivata per tutti, non c’è un legame programma-contratti-fatture-accrediti quindi rischia di essere un lavoro inutile. Se mi sbagliassi ne sarei ben felice.
Buonasera, è corretto dire che ora non servirà più trasportare un OA all’anno successivo perché con il programma, posso suddividere le risorse allocate in un anno X, già negli anni successivi ad X? Per esempio, ricevo 12 (1 al mese) per pagare il servizio di pulizia, sapendo che non pagherò da ottobre a dicembre nell’anno X, inserirò 9 nell’anno X e 3 nell’anno X+1?
Grazie per la risposta e complimenti per il sito
Non esattamente. Dipende tutto dal fatto che le risorse vengano effettivamente erogate in prossimità di quanto chiesto nel programma. Se io chiedo di ripartirle in più anni ma per qualsiasi motivo mi vengono date tutte subito, dovrò trasportarle (come funzionerà il nuovo “trasporto” lo scopriremo a fine 2019). Inoltre se per un motivo qualunque (es. ritardo imprevisto nei lavori) non riuscissi a spendere somme che mi sono già state accreditate, dovrei spostarle comunque in avanti. Certamente lo scopo del programma è evitare o comunque limitare questo tipo di situazioni, avvicinando l’accreditamento al momento della spesa.
Salve. Una cosa non mi è chiara. Dopo aver inserito correttamente tutti i dati relativi ad un obbligazione assunta una volta che questa viene pagata cosa succede? Viene eliminata automaticamente dal sistema, devo eliminarla manualmente io o rimane li?
Grazie!!
Penso che resti lì e che non si debba cancellare, anzi non credo che sia possibile neppure volendo. L’elenco dovrebbe servire da “cruscotto” per vedere cosa è stato impegnato, cosa pagato e cosa da pagare. Ma per ora solo gli uffici centrali collegano i contratti ai pagamenti, quindi forse tutto questo vale solo per loro. Onestamente non so come venga gestita la cosa per gli uffici periferici che non hanno ancora questa funzionalità.
Come si gestisce la fase successiva di aggiornamento?
Semplicemente cambiando le obbligazioni una per una, salvando e validando. A breve ne parlerò in un articolo
Buongiorno, se ci si rende conto che un’obbligazione originariamente assunta e liquidata per 1000 euro (per la quale è stato richiesto e ottenuto l’accreditamento dei relativi fondi per 1000 euro) dev’essere ridotta d’importo (es. da 1000 a 700 euro), immagino che nel programma di spesa occorra inserire l’impegno per 700 euro oggetto di liquidazione rettificata. La mia domanda è: come gestisco i 300 euro residui? Se, nel corso dell’anno, devo assumere una nuova obbligazione – poniamo – per 500 euro, posso chiedere l’accreditamento di 200 euro (ovviamente sullo stesso capitolo) ed utilizzare i 300 euro precedentemente “avanzati”?
Grazie
Dipende dalle indicazioni della sua amministrazione (e queste a loro volta possono cambiare da un anno all’altro a seconda delle politiche di bilancio più o meno restrittive).
Per taluni capitoli gli uffici centrali raccomandano di non usare le economie e di non solo ridurre il fabbisogno sul programma ma addirittura di segnalare la necessità di procedere a una “riduzione dell’OA” così che venga persino richiamata la liquidità non necessaria già eventualmente accreditata al FD.
Per altri è previsto che si possano usare i soldi per altre obbligazioni (sempre dello stesso tipo).
Per le spese di investimento in genere sono più restrittivi perchè i soldi sono destinati a un intervento preciso, e la rimodulazione delle economie su altri interventi va autorizzata (ma anche lì a volte vengono date autorizzazioni ‘in bianco’ per scaglioni d’importo a monte (es. tipo “se avanzano fino a 10.000 eur fate quel che volete, da 10.000 a 100.000 fatevi autorizzare da X, oltre i 100.000 scrivete al direttore generale ecc.)
In sintesi: sentite a Roma.