Come chiudere la contabilità dei consegnatari su INIT

Uno degli adempimenti ricorrenti dei consegnatari, forse il principale, è la chiusura della contabilità alla fine di ogni anno. Questo adempimento, in sè abbastanza semplice, da quest’anno deve avvenire su INIT (salvo che per i pochi fortunati che ancora sono autorizzati ad usare altri sistemi).

In questo articolo vedremo proprio come chiudere la contabilità di fine anno dei consegnatari su INIT, esaminandone i passaggi principali.

0) La procedura per la chiusura in pdf

La procedura pubblicata dal MEF dentro AreaRGS, si può scaricare a questo link dopo essersi loggati nel sistema.

In alternativa, potete scaricarla direttamente da qui:

Posso offrirvi anche un’altra guida, decisamente più completa, gentilmente elaborata dal Luogotenente Np Salvatore Villani, che la mette a disposizione di chiunque ne abbia necessità.

AVVERTENZA: se non riuscite a scaricarli non scrivetemi subito, prima provate da un diverso browser, se ancora non riuscite provate da casa perchè magari in ufficio avete delle  policy di sicurezza per cui non potete scaricare file da siti esterni alla vostra rete.

Sorprendentemente, visto quanto è complicato INIT per ogni cosa, sembra che per effettuare la validazione bastino pochi passaggi e neppure troppo difficili. La circolare MEF però dà per scontate molte cose, che forse qualcuno non ha mai provato prima. Vi illustro quindi i passaggi uno per uno:

ATTENZIONE: la procedura MEF non dice nulla sugli allegati ai mod. 130 PGS (DDT, ordini d’acquisto, verbali di collaudo, fatture, dichiarazioni di smaltimento ecc. ecc.) Immagino che come la RTS di controllo vedeva ogni allegato presente su GECO, anche ora possa vedere gli allegati a tutti i movimenti che abbiamo registrato a patto che li abbiamo allegati nel sistema (non mi è chiaro cosa INIT alleghi in automatico per i carichi da ODA, visto che non uso quella procedura).

Se non avete allegato nulla al momento della creazione del movimento, fatelo prima del passaggio 1)! In alternativa, potreste trasmettere alla RTS la documentazione via PEC. Quest’ultimo sistema non è formalmente corretto ma se avete pochi documenti e poco tempo potreste provare a vedere se per quest’anno la RTS ve lo accetta, anche perchè immagino che come noi abbiamo difficoltà a usare INIT, anche le stesse RTS non sappiano bene dove cercare le cose (è un sistema nuovo anche per loro) e potrebbe quasi fargli comodo. Prima comunque chiedete…

1) stampare i mod.130 PGS

Come su GECO, per prima cosa è necessario procedere alla stampa UFFICIALE dei mod. 130 PGS.

ATTENZIONE: se non riuscite a generare la stampa ufficiale può essere perchè avete dei beni non capitalizzati. Solitamente la capitalizzazione avviene in automatico, ma se ad es. avete registrato il bene di una fattura senza legarla correttamente all’ODA, potrebbe non essere avvenuta la capitalizzazione e allora non riuscirete a generare la stampa ufficiale.

Per stampare i mod. 130 PGS, una volta sicuri che i modelli sono corretti, bisogna portarsi su Reporting contabilità cespiti e selezionare Stampa Mod. ex 130 PGS

La schermata che si apre è molto semplice, basta inserire l’anno e cliccare Eseguire in basso a destra.

In questo modo INIT presenterà in tabella tutti i mod. 130 creati a seguito dei movimenti che abbiamo effettuato durante l’anno (se ne abbiamo). Spero che vi siate annotati il numero del modello che vi interessa quando lo avete creato (altrimenti ve li dovrete passare via via). Le funzioni disponibili le vedete qui sotto e sono abbastanza intuitive.

Selezionate una delle righe (non è possibile spuntarne più di una alla volta) quindi per fare le prove usate stampa di lavoro, scegliete Stampa effettiva per avviare la stampa ufficiale. Se vi accorgete di un errore dopo aver fatto la stampa ufficiale potete usare Ristampa per rifare la stampa ufficiale dopo che avrete corretto l’errore (stornando l’operazione errata).

Per vedere il pdf del mod. 130, dopo aver generato la stampa ufficiale, vedrete che nella riga che avevate selezionato è comparso (sulla destra, nella colonna “N.Stam.130”) il numero del mod. 130 (da questo potete capire quali stampe ufficiali avete fatto e quali vi mancano).

Cliccando su quel numero con il tasto destro del mouse potrete generare il relativo pdf.

Il pdf della stampa UFFICIALE, una volta generata, si può recuperare anche nella tile MIGO scrivendo il numero del ‘documento materiale’,

poi cliccando in alto “Servizi per oggetto” e nella tendina cercandolo tra gli allegati.

Mi spiace ma non riesco a mostrarvi di più di così.

2) stampare il mod. 98

Il mod. 98 si stampa dall’apposita tile in Reporting contabilità cespiti

inserendo nella schermata proposta l’anno desiderato e la categoria, come si faceva prima, poi dando Eseguire in basso a destra.

Il sistema ci mostrerà il pdf del mod.98, che potremo esportare senza difficoltà.

3) stampare il mod. 96

Il mod. 96 si stampa dall’apposita tile in Reporting contabilità cespiti

inserendo nella schermata proposta, leggermente più semplice ma quasi identica a quella del mod. 98,  l’anno desiderato e la categoria, poi dando Eseguire in basso a destra.

Il sistema ci mostrerà il pdf del mod.96, che potremo esportare senza difficoltà.

Per entrambi i modelli la stampa va fatta per ogni categoria, e l’elemento principale su cui fare attenzione è che la giacenza iniziale del 2022 in numero e valore sia IDENTICA alla giacenza finale del 2021 comunicata e approvata in sede di chiusura di fine 2021.

4) e l’ammortamento?

Dalle stampe precedenti noterete che anche nel caso in cui non abbiate fatto alcuna movimentazione, i valori finali sono diminuiti rispetto a quelli di inizio anno.

Questo perchè il sistema ha eseguito in autonomia l’ammortamento dei beni, e l’ha fatto mese per mese. Su questa operazione non abbiamo alcuna responsabilità, perchè viene svolta in automatico senza alcun nostro intervento (se i beni sono capitalizzati, come detto prima).

L’unico caso in cui possiamo/dobbiamo fare qualcosa, è se ci accorgiamo che uno o più beni sono stati presi in carico con SEC/CPV errati. In tal caso INIT eseguirà l’ammortamento applicando aliquote sbagliate, quindi dobbiamo provvedere alla “riclassificazione” del bene (che riceverà un nuovo numero di inventario).

A parte questo caso, l’operazione di ammortamento non ci interessa affatto, e ulteriore riprova ne è il fatto che non ci sono mod. 130 PGS di ammortamento.

5) e i beni durevoli?

La procedura MEF non fa menzione dei beni durevoli e questo rischia di trarci in inganno. Come sappiamo, sono stati fatti confluire assieme ai beni mobili nell’unico registro di inventario presente su INIT. Tuttavia la legge li considera ancora esistenti, quindi per dire le cose come stanno, l’accorpamento su INIT è stata una ‘fuga in avanti’ del MEF rispetto al legislatore.

Nei videocorsi tenuti dallo stesso MEF, a espressa domanda hanno detto che fino a quando non avverrà l’abrogazione della normativa attuale bisognerà continuare a fare tutte le cose che si facevano prima. Anche la circolare MEF 38-2022, nell’allegato, nel paragrafo dedicato a questi beni (pag. 22) afferma: “Analogamente alle contabilità di chiusura dei beni mobili inventariati, il termine di scadenza per la presentazione dei rendiconti di cui trattasi ai competenti Uffici riscontranti è fissato al 15 febbraio 2023”.

In INIT si può generare un prospetto da presentare alla RTS, da Reporting contabilità Cespiti-Prospetto rendiconto beni durevoli

inserendo anno e categoria e cliccando Eseguire in passo a destra, analogamente a quanto avviene per i BM,

così uscirà un prospetto uguale a quello che conoscevamo, che potremo trasmettere alla RTS (non è chiaro se anche questo sia trasmesso in automatico da INIT assieme a 130, 96 e 98, ma visto che non viene citato penso di no). Ripetete per ogni vostra categoria.

Se ricordate, nel vecchio sistema i BM una volta a valore zero transitavano nel registro dei BD dopo un anno. Adesso non so cosa succeda, o nulla o al massimo penso che cambierà la designazione del bene da BM a BD, lo scopriremo.

6) e i beni di facile consumo?

La guida di AreaRGS non fa menzione dei beni di facile consumo. Ne parla però la circolare 38 del MEF citata poc’anzi, che indica chiaramente che il rendiconto annuale dei beni di facile consumo è ancora dovuto.

INIT presenta l’apposita funzionalità, nella tile Report rendiconto annuale BFC nella sezione Reporting Acquisti e Gestione fisica dei Beni

La maschera è molto semplice, qui si tratta solo di inserire l’anno desiderato e cliccare Eseguire in basso a destra

e uscirà il pdf per l’organo di controllo.

7) la validazione dell’anno

Sebbene la guida ufficiale non lo dica, io procederei alla validazione dell’anno solo dopo aver compiuto tutti i passaggi descritti nei sei punti che precedono, quindi dopo aver stampato i rendiconti dei beni durevoli e di facile consumo (anche se in teoria si possono stampare anche dopo, non si sa mai).

Una volta validato l’anno, potrete verificare che è stato aperto il nuovo esercizio (v. guida del Lgt. Villani) e potrete cominciare a lavorare sul nuovo esercizio in quanto esercizio corrente.

I passaggi delle guide dedicate alla validazione mi sembrano sufficientemente chiari per cui non sto a copiarli, ma vi rimando direttamente a quelle.

Ricordo solo che questo passaggio va affettuato entro il 15 febbraio.

8) la relazione del dirigente

Chi usa INIT non deve trasmettere alla RTS i mod. 130, 96 e 98. Tuttavia deve trasmettere una relazione del dirigente che attesti la validazione delle scritture contabili come risultanti dal mod. 98 CG.

In tale occasione potete inviare, come dicevo prima, il prospetto dei beni durevoli e il rendiconto dei beni di facile consumo ed eventualmente -se la RTS ve lo permette- gli allegati non caricati a sistema.

Su tutto quello che succede dopo, vi rimando alla guida ufficiale.

 

Ringrazio tutti i colleghi che hanno collaborato alla realizzazione di questo articolo mettendo a disposizione le loro guide o i passaggi che avevano compiuto loro per primi.

 

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