La comunicazione massiva del lavoro agile

Come abbiamo visto in un altro articolo, il lavoro agile o smart working, si può attivare solo a seguito di accordi individuali ed è previsto l’obbligo di  comunicazione telematica degli accordi stessi al Ministero del Lavoro.

Da settembre 2022 è entrato in funzione il portale per la comunicazione degli accordi (se non già comunicati in precedenza), ed inizialmente l’obbligo di concludere la comunicazione era stato stabilito entro il 1 novembre 2022.

Come spesso avviene in Italia, però, non si riesce a rispettare le scadenze e il regolatore invece di sanzionare… proroga la scadenza. Stavolta la proroga è stata doppia. Prima al 1 dicembre, quindi al 1 gennaio. E in occasione della proroga al 1 gennaio, il legislatore ha persino introdotto una modalità di comunicazione aggiuntiva, ulteriormente migliorativa, la comunicazione massiva via excel.

Con buona pace di chi si è dannato l’anima a comunicare uno per uno gli accordi, infatti, ora il Ministero del Lavoro ha predisposto una serie di file excel in cui si può fare un veloce copia-incolla dei dati dei lavoratori e dei loro accordi. Vediamo come.

Dove trovare i file excel per la comunicazione massiva

I file excel si possono scaricare dalla sezione “Modulistica” del sito del Ministero (o anche dentro a Servizi Lavoro come vedremo)

Come vedete ci sono vari file, da usare a seconda del tipo di comunicazione che ci interessa.

I dati richiesti dal file sono esattamente gli stessi previsti per la comunicazione singola degli accordi, quindi sono:

• codice fiscale del datore di lavoro
• cognome, nome, luogo e data di nascita del lavoratore
• data di inizio del rapporto di lavoro
• tipo di rapporto (tempo determinato o indeterminato)
• PAT e tariffa INAIL
• data del rapporto di lavoro agile (a seconda del tipo di comunicazione: di sottoscrizione, di modifica, di cessazione)
• tipo di accordo (tempo determinato o indeterminato)

Per quanto riguarda le voci INAIL, posso indicare che per quanto riguarda i Ministeri la PAT della Gestione in conto Stato dovrebbe essere 99992000 con voce di tariffa 0000 (ma per chi non appartiene al Ministero della Cultura non garantisco sia effettivamente così)

Nel file excel c’è un foglio “regole” che spiega come devono essere espresse queste informazioni. Ad esempio, per “tempo determinato” si deve scrivere TD, ecc.

Dato che quei campi erano obbligatori per le comunicazioni individuali, immagino lo siano anche per la comunicazione col file. Non so se qualora siano mancanti per un rigo solo venga scartato solo quello o l’intero file.

Come avviene la comunicazione massiva del lavoro agile

Una volta predisposto il fiel excel che ci interessa, per trasmetterlo al Ministero del Lavoro dovremo utilizzare il portale “Servizi Lavoro“.

L’abilitazione

Questo portale, eventualmente attraverso i portali dei servizi lavoro regionali, è di fatto già in uso da parte di tutte le PA, quindi è altamente probabile che i dirigenti-datori di lavoro e i loro delegati-operatori siano già registrati.

Per verificarlo basta tentare il login con SPID o con le credenziali “Utente PA”. Se riuscite a entrare e figurate come delegati per il vostro ente  potete passare alla comunicazione vera e propria, altrimenti occorre abilitarsi in questo modo (non posso mostrarvi le videate dei passaggi perchè sono già abilitata):

1. il soggetto da delegare deve accedere al portale con il suo SPID
2. il datore di lavoro (o un delegato già operativo) deve loggarsi poi in alto a destra, nel menu a tendina sotto il nome, cliccare GESTIONE PROFILI e poi REGISTRA AZIENDA, inserire i dati richiesti e salvare
3. tornato nel menu a tendina sotto il proprio nominativo in alto a destra, cliccare ASSOCIA PROFILI; cercare l’ufficio che si è creato con il passo 2 e cliccare sul simbolo della catena blu.
4. quindi, cliccare su scarica PDF, firmarlo digitalmente e ricaricarlo. Questa è la dichiarazione di essere rappresentante legale o persona munita di rappresentanza, quindi deve essere necessariamente firmata dal Capo di Istituto o da un suo delegato munito di firma digitale (p.o. ecc.)
5. infine per indicare i dipendenti che effettueranno materialmente gli inserimenti degli accordi nel portale, cliccare su GESTIONE DELEGHE – aggiungi deleghe. Cercare il soggetto che si vuole delegare cliccando su RICERCA DESTINATARIO e inserire il suo codice (se non si è loggato almeno una volta al portale con il suo SPID non verrà trovato) e cliccare sul simbolo +; RICERCA PROFILO e cliccare sul simbolo +; poi sul tasto SALVA.
6. il delegato dovrà quindi entrare nuovamente con SPID nel portale e accettare la delega. In questo modo comparirà nella lista delegati e potrà iniziare ad operare.

La comunicazione massiva degli accordi

Una volta attivata la delega, si può passare alla comunicazione degli accordi.

Per prima cosa, cliccare sull’icona dell’applicativo dedicato alla comunicazione telematica:

Comparirà allora una schermata che riepiloga lo scopo della comunicazione e la sua base giuridica, bisognerà cliccare ENTRA

Fatto questo, si aprirà una maschera in cui potremo cercare le comunicazioni già effettuate o avviare una nuova comunicazione, cliccando sulla sinistra il pulsante “Carica nuovo file”:

In questo modo comparirà una schermata in cui al centro potremo scaricare i file se non lo avevamo ancora fatto (farlo da qui o da Modulistica è assolutamente indifferente, neppure il c.f. del datore di lavoro è già precompilato)

oppure direttamente selezionare il nostro file preparato in precedenza e caricarlo in basso con Carica file.

Prima però dovremo indicare il tipo di comunicazione che intendiamo fare, scegliendola dalla tendina:

Non è infatti possibile fare più tipologie di comunicazione per lo stesso lavoratore nè per diversi lavoratori, con uno stesso file excel. Se avete più comunicazioni da fare, ripetete i caricamenti per ogni tipologia (inizio, modifica, annullamento, recesso).

Fatto il caricamento, il lavoro è finito. Ovviamente, il grosso sta nella preparazione del file prima.

Le sanzioni

Come dicevo, il termine per la comunicazione è stato prorogato al 1 gennaio 2023 per tutti gli accordi stipulati dal 1 settembre, sarà di 5 giorni dalla firma per quelli stipulati dal 1 gennaio 2023 in poi (20 per i datori di lavoro pubblici e le agenzie di somministrazione).

Dal 1 gennaio però la comunicazione col file excel non sarà più disponibile (salvo ennesima proroga) e bisognerà tornare alle comunicazioni singole. Inoltre alle comunicazioni che saranno effettuate dal 1 gennaio in avanti occorrerà nuovamente allegare l’accordo individuale.

In caso di mancata comunicazione  si  applica  la sanzione prevista dall’articolo 19, co. 3  del  D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276 ossia una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore la cui comunicazione sia stata omessa.

 

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