Gli OS su Sicoge

La firma degli OS su Sicoge è una delle operazioni più comuni, tuttavia molti la compiono senza farci particolarmente caso, o senza rendersi conto delle informazioni disponibili per chi sta firmando. Ad esempio so che vari funzionari amministrativi stampano la documentazione per i loro dirigenti  (fattura, durc ecc) prima di mandare in firma gli ordinativi, anche se non è necessario.

Per questo, e per i funzionari delegati statali di nuova nomina (e magari di formazione non amministrativa), ho pensato di scrivere un articolo con qualche dritta sul modo migliore (secondo me) per firmare gli ordinativi su Sicoge.

NB parlerò solo di OS di contabilità ordinaria perchè non gestisco contabilità speciali da lustri e perchè non conosco le operazioni degli ordinatori primari di spesa. Non parlo della predisposizione degli OS perchè ne ho parlato tempo fa e bene o male l’articolo è ancora valido. Qui parlo solo di quello che avviene dopo.

Presupposto: la determina di liquidazione

Avvertenza: quanto segue può essere più o meno diverso in base ai regolamenti contabili specifici dei vostri enti (se esistono). Fanno fede quelli, non questo blog!

Come tutti sappiamo, le fasi di gestione della spesa sono impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento. Oggi dò per scontato che l’impegno sia già avvenuto e la prestazione eseguita, in tutto o in parte.

Siamo allora nella fase di liquidazione, in cui si accerta che appunto la prestazione è stata eseguita correttamente. Di solito questa attività viene svolta o dagli uffici amministrativi o dall’ufficio di direzione lavori/RUP o da entrambi, a seconda dell’appalto e del regolamento dell’ente (la regola è che la liquidazione compete all’ufficio che ha dato esecuzione al contratto, e che quindi ha seguito lo svolgimento del lavoro/servizio/fornitura). Gli uffici amministrativi svolgono poi gli ulteriori controlli di legge sul fatto che non ci sono impedimenti a pagare il fornitore.

L’ordinazione invece è la fase in cui si ordina al tesoriere (Banca d’Italia o banca tesoriera) di pagare al creditore la somma X, e questa operazione la svolge il funzionario delegato. Ma come fa il FD (e -ancora più importante- la RTS o i revisori dei conti che devono controllare l’uso delle risorse) a sapere che è tutto a posto, o in altri termini che la liquidazione è avvenuta, e proprio per la cifra X?

Semplice, mediante la determina di liquidazione, atto solitamente predisposto dal funzionario contabile (o dal Rup, o dal dirigente, dipende dalle prassi dei diversi enti) che dà atto di tutto quanto avvenuto, e che il FD fa proprio. In particolare la determina richiama quantomeno:

• il contratto/impegno col suo importo
• eventuali pagamenti parziali già avvenuti
• il capitolo di spesa e l’OA a cui attingere (parlerò di questo tema in un altro articolo)
• la liquidazione, se avvenuta con atto separato es. SAL/collaudo/certificato di pagamento ecc. (per gli appalti più piccoli può bastare la sola determina)
• la regolarità del DURC (o equivalente, per professionisti iscritti alle casse, ad esempio)
• l’avvenuta “verifica inadempimenti” se applicabile (si fa per pagamenti sopra i 5.000 euro) e tutte le altre eventuali verifiche svolte (DURF, Docoa, altri controlli sull’operatore economico)
• la fattura con i suoi elementi (importo, presenza di CIG e CUP, IVA corretta ecc.)
• l’avvenuta presa in carico di quanto acquistato negli inventari dei beni mobili (ove applicabile) da parte del consegnatario
• il fatto che l’IBAN del pagamento è un “conto dedicato“
• quant’altro richiesto dallo specifico pagamento e (soprattutto) dalla puntigliosità del controllore (ad es. dichiarazione del fatto che si pagano solo telefonate fatte per ragioni d’ufficio, dichiarazione ormai desueta in molti luoghi ma tuttora richiesta altrove)
• l’ordine di liquidare e pagare -di conseguenza- la somma X sul capitolo Y al creditore Z sul conto dedicato A

Ebbene, a questo punto molti dirigenti prima di firmare la determina si fanno stampare copia di tutto questo, per poterlo controllare. Qualche funzionario amministrativo all’antica stampa tutto per mettere i timbri di liquidazione sui documenti per far prima e poi scansionare il tutto. Queste prassi sono inutili (e scorrette).

E’ sufficiente mandare alla firma del FD la determina con gli allegati necessari (in pdf) attraverso il sistema di protocollo dell’ente (o via mail perchè siano firmati digitalmente), e repertoriare la determina. Capisco che il cartaceo è molto più leggibile del digitale e so che il foglio di stile delle fatture elettroniche è un abominio, ma stampare tutto è uno spreco. Se la determina è fatta bene e fa riferimento agli allegati in modo inequivoco (banalmente dandogli un nome via via che li cita es. “Visto lo stato avanzamento lavori del…, all.1 alla presente”) e gli allegati hanno lo stesso numero e nome che hanno in determina (es. appunto “All.1-SAL.pdf”) il FD puntiglioso potrà controllare tutto con facilità anche senza stampe.

L’utilità di avere i file già in digitale e firmati si manifesta in tutto il suo splendore al momento del rendiconto (v. sotto)

Il pagamento dell’OS

NB i menu nel vostro Sicoge potrebbero essere diverse se avete abilitate funzioni ulteriori rispetto a quelle che ho io, non è un problema purchè abbiate almeno quelle che vi indico.

Quando l’ordinativo è stato predisposto su Sicoge, il funzionario delegato deve accedere (Tassativamente usando Edge in modalità emulazione Internet explorer) e cliccare Contabilità finanziaria

poi FD di C/Ordinaria (“funzionario delegato di contabilità ordinaria”)

quindi scegliere Fondi di bilancio

e per due volte “Firma digitale”

Se, come di regola avviene, avete ricevuto l’ordine di accreditamento da un ufficio centrale, dovete scrivere “870” nella casella “Ragioneria, poi cliccare Ricerca

In questo modo appariranno gli ordinativi da firmare, uno in ogni riga. In fondo a ogni riga ci sono una lente di ingrandimento e tre lineette. Di queste parleremo dopo. Cliccando la lente di ingrandimento, si apre il dettaglio dell’ordinativo.

Il FD potrà così vedere il dettaglio del beneficiario, del conto su cui avviene il pagamento, l’importo, l’OA da cui si prendono i soldi, eccetera. Andando in basso, poi, c’è la sezione “Informazioni aggiuntive”. E’ particolarmente importante perchè può esserci una o più fatture, non importa, ma per ognuna cliccando sui due “foglietti” a fondo riga si apre il dettaglio del c.d. “Fascicolo fattura”

Lì troveremo la fattura in pdf e in xml, il Durc (anche più di uno perchè autonomamente INIT continua a chiedere un nuovo Durc se questo scade, fino al pagamento) e tutto quello che il fornitore ha eventualmente trasmesso assieme alla fattura (che so, fattura di cortesia più leggibile, altri allegati che il fornitore ha ritenuto di trasmettere. In pratica è lo stesso identico pacchetto trasmesso al sistema di interscambio, arricchito dal Durc chiesto da INIT.

Volendo, il FD potrebbe guardarsi fattura e Durc qui anzichè quando gli sottopongono la determina di liquidazione.

Attenzione, il pallino verde NON significa assolutamente che il relativo documento sia ‘in regola’. Può benissimo esserci un pallino verde accanto a un Durc non regolare! Se il FD vuole vedere uno di questi documenti, basterà che clicchi sul pallino corrispondente e clicchi visualizza per aprirlo, e chiudi per tornare indietro.

Una volta visto che è tutto a posto, si devono spuntare gli ordinativi da firmare (uno alla volta o tutti assieme)

A questo proposito, richiamo la vostra attenzione su un punto MOLTO importante: gli OS hanno una numerazione consecutiva all’interno del singolo capitolo/OA. Non possono esserci “buchi” nella numerazione dei titoli.

Questo significa che se cono stati predisposti più OS con numerazione consecutiva come nell’immagine qui sopra (1-2), il FD potrà non firmare l’OS n.2 perchè qualcosa non lo convince e potrà firmare l’OS 1, mentre non potrà fare il contrario perchè se lo fa riceverà un errore (prima di firmare il 2 deve aver firmato l’1). Questo è particolarmente importante se ci sono molti OS in firma e su molti capitoli: se avete saltato qualche OS, provate a firmare e non ci riuscite, la causa potrebbe essere questa.

Quando avete deciso cosa firmare, cliccate “Firma smart card” e compite tutti i rituali scaramantici che conoscete.

Questo infatti è il momento più delicato. Dovrebbe avviarsi Java, a volte non parte, a volte non succede nulla, a volte escono errori strani. Spesso Sicoge chiede di aggiornare java, per carità NON FATELO perchè Sicoge funziona solo con una vecchia versione di Java. Quando invece vi propone di eseguire pkjava, consentite.

Sicoge chiederà allora di inserire il PIN della firma digitale. Fatelo.

A questo punto aspettate senza toccare niente anche se passa molto tempo. Più OS ci sono più tempo passerà. Se la firma va a buon fine, uscirà per ogni OS un riepilogo dell’operazione compiuta. Se non c’è la spunta verde accanto a ogni OS, ci sono problemi, altrimenti l’operazione è conclusa e l’OS è stato firmato.

Dopo la firma

Gli OS firmati non vengono inviati in Banca d’Italia in tempo reale, ma in genere dopo qualche ora. Fino a quando non avviene l’invio è possibile richiamare i titoli e correggerli, dopo no.

Contestualmente all’emissione Sicoge crea il “Fascicolo OS”, che nasce vuoto. Si può vedere già prima della firma, sono le tre lineette che si vedono accanto a ogni OS (di fianco alla lente di ingrandimento che fa entrare nel dettaglio). In questo fascicolo andranno caricati i documenti per il rendiconto di fine anno.

Il mio consiglio spassionato a tutti i funzionari amministrativi è di popolare questo fascicolo SUBITO, appena l’OS è stato firmato. Se infatti invece di stampare le cose prendete l’abitudine di far firmare digitalmente la determina di liquidazione e di caricare tutti i giustificativi della spesa (SAL, verifica inadempimenti ecc ecc) al momento del pagamento, a fine anno il rendiconto sarà già pronto per tre quarti. So bene che non sempre c’è il tempo per farlo, ma durante l’anno c’è SICURAMENTE più tempo che a gennaio. Quindi datemi retta, appena avete un attimo di tempo fatelo e a gennaio percepirete la differenza.

 

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