Come sarà il nuovo MEPA

Un mese fa, vi avevo parlato di alcune importanti novità in arrivo sul MEPA. In quell’articolo però alcuni aspetti erano un pò vaghi, perchè non era ben chiaro come sarebbe stato il nuovo portale. Come sarà il nuovo MEPA, ora che siamo a ridosso della sua messa in funzione? La situazione è ancora abbastanza confusa ma si cominciano ad avere dettagli in più, quindi ve li riassumo, riservandomi di aggiornarli  non appena si potrà accedere al nuovo sito.

Il “go live”

Per prima cosa, Acquistinrete ha confermato la data di entrata in funzione del nuovo portale (quella che chiamano “go live”).  Il vecchio sistema chiuderà dalle 20,00 del 20 maggio e riaprirà rinnovato il 25 maggio alle ore 8,00.

Contrariamente a quanto sembrava in un primo momento, le negoziazioni rimaste “in sospeso” alla chiusura del vecchio potranno essere concluse sul nuovo, dal momento del go live del nuovo portale. Quindi se in una RdO o TD sono state presentate le offerte prima della chiusura non si dovrà ricominciare da zero ma si potrà continuare con l’esame delle offerte e l’aggiudicazione.

Non si sa ancora se graficamente il portale sarà come siamo abituati a conoscerlo o se le interfacce saranno cambiate, e quanto.

Sicuramente sarà diverso il pdf del documento d’ordine. Questa è una novità sicuramente apprezzabile, perchè pare sia stata pensata per renderlo più chiaro e immediatamente fruibile (mi auguro che la grafica sia diversa a seconda dei diversi documenti e che  ricalchi i documenti dei privati, più compatti, con a sinistra il mittente, a destra il destinatario, al centro riga per riga ciò che è stato ordinato con i suoi prezzi e quantità).

Sarà arricchita la sezione delle abilitazioni: sarà possibile per alcuni soggetti avere contestualmente sia i ruoli associati a una PA che a un’Impresa (es. per gli operatori di quegli enti che sono sia pubbliche amministrazioni che effettuano ordini, che soggetti che offrono servizi sul mercato, es. le Università). Sarà possibile effettuare il subentro e la delega anche nel ruolo di Responsabile verifica inadempimenti. Dovrebbe essere più chiaro e semplice gestire l’insieme delle proprie abilitazioni (condizionale d’obbligo).

E’ confermato che gli operatori delle P.A. non dovranno effettuare alcuna nuova registrazione, saranno immediatamente operativi con le vecchie credenziali.

Le imprese invece devono registrarsi, e molte hanno incontrato notevoli difficoltà nella pre-registrazione, con blocchi e malfunzionamenti a dir poco imbarazzanti. Non si sa quanti siano i fornitori che sono riusciti a completare la procedura (e a mettere il catalogo online) a oggi.

Un mese fa erano circa 35.000 (NB, molte hanno compiuto la procedura più volte perchè il sistema se una ditta inseriva troppe categorie si bloccava, quindi le imprese più grosse hanno effettuato registrazioni multiple e il numero complessivo dei soggetti era certamente inferiore) ma nel vecchio sistema erano 150.000, quindi è ragionevole pensare che moltissimi fornitori non saranno operativi al ‘go live’.

Le novità degli ordini diretti

Convenzioni e Accordi Quadro

Per questi strumenti di acquisto è stato creato un “flusso” che dovrebbe guidare la PA dalla creazione dell’ordine alla conclusione dell’appalto, con le seguenti fasi:

1. Preliminare, per dare al fornitore dettagli sul servizio richiesto (ad es. per i servizi di pulizia o quelli di gestione della sicurezza degli ambienti di lavoro). E’ utilizzato per gli acquisti complessi e si accompagna poi alla fase successiva della progettazione
2. Progettazione, insieme alla precedente, consente di costruire con il fornitore la proposta più adatta alle esigenze della P.A.
3. Pre-contratto, sempre nel caso di acquisti complessi, prevede la redazione di una bozza di contratto che il fornitore potrà accettare o rifiutare
4. Contratto, il momento della stipula vera e propria del contratto
5. Approvvigionamento, nel caso in cui nell’ambito del contratto siano previsti più momenti di consegna / erogazione del servizio (ad es. nel caso di materiali ordinati e consegnati mensilmente)
6. Atti modificativi, per far fronte ad eventuali esigenze di modifiche del contratto stipulato, in incremento o in decremento, o per aggiungere nuovi servizi già previsti dall’iniziativa

Queste fasi sono sicuramente utili (direi indispensabili) in convenzioni tipo il facility management, non dovrebbero esserci in quelle convenzioni tipo quelle per le utenze, perchè sarebbero complicazioni inutili.

Ordini da catalogo

Gli ODA dovrebbero essere rimasti simili a quelli che già conosciamo. I passaggi disponibili saranno:

1. Contratto, con selezione da catalogo, invio dell’ordine e accettazione del fornitore
2. Atti modificativi, come per le convenzioni.

Questa funzione potrebbe essere molto utile, se ben fatta. Basti pensare a un articolo ordinato che non è più disponibile e si vuole sostituire. Però potrebbe anche prestarsi ad abusi da parte di funzionari smaliziati o pigri, bisogna capire fino a quando e in che misura sarà possibile modificare / integrare un ordine iniziale.

Un’altra novità è il miglioramento del catalogo. Adesso i fornitori dovrebbero avere meno libertà di inserimento degli articoli, specie per quelli più standardizzati, perchè ci saranno sia librerie standardizzate che un controllo semantico automatico sui nomi inseriti. In questo modo non dovrebbero più verificarsi quelle situazioni assurde per cui se si cercava una cartuccia di toner, a seconda di come scrivevamo la marca si ottenevano risultati diversi. Se tutto va come si spera, dovrebbe essere più facile individuare l’articolo veramente più economico.

Le novità delle procedure negoziate

Le procedure negoziate dovrebbero essere state semplificate e velocizzate nella creazione, specie per le gare plurilotto (con l’inserimento dei dati un’unica volta). Sarà possibile selezionare gli operatori economici anche combinando il sorteggio casuale con l’invito a scelta della stazione appaltante, funzione molto utile se abbiamo in mente qualche fornitore ma non in numero sufficiente per effettuare la gara.

Ci saranno tre categorie di documenti possibili: quelli di sola consultazione (sul contenuto della procedura), quelli prodotti dalla PA e da reinviare firmati da parte dell’impresa, quelli prodotti direttamente dall’impresa (con o senza facsimile).

In sede di offerta, per i partecipanti sarà disponibile l’avvalimento. Nella fase di gara le P.A. saranno più libere di operare, sia riammettendo offerenti che avevano escluso, sia nell’inserimento puntuale dei punteggi (anche modificando punteggi assegnati in fasi precedenti) che nella revoca di aggiudicazioni già intervenute.

In generale, gli strumenti disponibili saranno:

Trattativa diretta

Non dovrebbero esserci differenze rispetto a quella che conosciamo, resta l’affidamento negoziato con un solo fornitore

Confronto di preventivi

Questa è una novità, pare essere una via di mezzo tra una TD e una RdO e potrebbe rivelarsi assai utile. E’ un affidamento negoziato a seguito del confronto con più di un fornitore, mi auguro che quanto all’iter assomigli più a una TD che alla RdO, resuscitando la vecchia “gara informale” tanto cara ai vecchi funzionari amministrativi.

Richiesta di Offerta

La RdO si sdoppierà in “RdO semplice” e “RdO evoluta”.

La prima si ha quando c’è un unico lotto e si aggiudica al prezzo più basso. Quella evoluta è la RdO plurilotto, che si può aggiudicare con criteri differenziati per lotto.

Non mi è chiaro se ad es. per una RdO mono lotto con offerta economicamente più vantaggiosa si dovrà usare la semplice o la evoluta, nè in cosa consistano le differenze pratiche tra queste RdO.

Sistema dinamico di acquisizione

Per lo SDAPA sembra che non ci siano novità particolari, resta una procedura ristretta altamente personalizzabile (anche pluri lotto aggiudicabile secondo criteri differenti per lotto) in cui essenzialmente il MEPA mette le categorie e la piattaforma, il resto lo fa la PA.

 

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