L’allineamento dello stock del debito su AreaRGS
Abbiamo visto in un altro articolo come raggiungere la piattaforma AreaRGS, su cui deve avvenire l’allineamento del debito tra i nostri dati e quelli della PCC. Abbiamo anche visto come arrivare al dato che la PCC ritiene essere il nostro debito.
Se i dati in nostro possesso non corrispondono con la cifra che ci ha proposto AreaRGS, per prima cosa dobbiamo capire dove si annidano le differenze.
Cliccando “Scarica dettaglio” è possibile generare un report che ci aiuterà a vedere la situazione delle varie fatture che secondo la Piattaforma contengono il nostro debito e che sono state usate per il calcolo dei tempi di pagamento:
Il dettaglio dei giorni
Se vogliamo capire come sono stati calcolati i tempi, cliccando “Dettaglio tempi ponderati” compare questo popup che ci dice dove si può scaricare il report, che non è detto sia subito disponibile.
Bisogna cliccare sul banner in alto, in “Elaborati”
poi, nella pagina che si apre, scegliere Stock del debito
e si entrerà in una pagina in cui se non è pronto comparirà questa immagine
altrimenti, sotto comparirà il report richiesto, che scaricheremo cliccando su Scarica.
La creazione del report potrebbe richiedere varie ore.
Il dettaglio dei debiti
Tornando al dettaglio del debito, se invece di cliccare “Dettaglio tempi” clicchiamo “Dettaglio stock debiti” verrà scaricato immediatamente un file xls contenente l’elenco delle fatture che concorrono alla formazione del debito.
Dovremo quindi capire se ci sono fatture che alla PCC-AreaRGS risultano non pagate quando lo sono, o che vanno escluse dallo stock per altri motivi. Qui nulla è cambiato, il file è assolutamente identico a quello che ci offriva la PCC.
Quando avremo le idee, chiare, potremo operare sul debito direttamente dentro AreaRGS. Non è più possibile operare dalla PCC. Le operazioni possibili sono sempre le solite due: chiusura o esclusione. Vediamole:
Come chiudere fatture presenti nello stock del debito
Per chiudere fatture presenti nello stock del debito da AreaRGS, per prima cosa bisogna cliccare “Allinea stock”
Si possono chiudere sia una fattura singola che più fatture assieme. Si può procedere o manualmente o con caricamento di file.
Chiusura massiva
Nella pagina che ci viene mostrata, nella sezione “Chiudi documenti contabili”, per eseguire una chiusura massiva da file basterà caricare da “Carica da Excel” un file excel qualsiasi, che includa nella tabella una colonna denominata “Numero progressivo di registrazione”. La colonna dovrà contenere i progressivi di registrazione che corrispondono ai documenti contabili da escludere dallo stock.
Questo numero progressivo di registrazione si può trovare anche nel file di dettaglio dello stock del debito: quindi per eseguire una chiusura massiva con file è sufficiente caricare il file che abbiamo appena scaricato, specificando solo i documenti contabili da escludere (basta cancellare le righe contenenti i documenti che vogliamo mantenere, quello che resterà sarà il file da caricare).
Chiusura manuale
Se invece desideriamo chiudere pochi documenti possiamo anche farlo manualmente. Dopo aver cliccato “Allinea stock” dovremo cliccare “Avvia la ricerca” poi di nuovo “Avvia la ricerca”,
dopo avere eventualmente ristretto il campo con uno o più parametri, qui l’unico dato obbligatorio è l’anno di ricezione.
Il sistema ci proporrà l’elenco delle fatture che concorrono a formare il debito. Dovremo spuntarne una o più, quindi cliccare “Chiudi documenti contabili”
e confermare la scelta nel popup che comparirà
e le fatture selezionate saranno chiuse. La riapertura è possibile, ma non da AreaRGS bensì solo sulla PCC.
L’effetto della chiusura si vede solo aggiornando il totale dello stock; questo aggiornamento si può fare o dallo step precedente o direttamente nella sezione chiusura con Aggiorna indicatore stock.
Consiglio però di farlo a fine operazioni, perchè ad ogni aggiornamento il sistema vi bloccherà fino a fine calcoli.
Se nella ricerca documenti il sistema non restituisce risultati e non dà errori, vi suggerisco di aumentare i dettagli inserendo ditta, numero progressivo ecc. Probabilmente infatti ci sono troppi risultati da mostrare.
ATTENZIONE: in ogni sessione si possono chiudere massimo DIECI documenti contabili! Fortunatamente ad ogni sessione il contatore dei documenti chiusi si riazzera. Se avete molti documenti da chiudere suggerisco il caricamento del file excel.
Se cambiamo idea e non vogliamo più chiudere fatture, per tornare al passaggio precedente basterà cliccare in alto “Step precedente”
Come escludere fatture dallo stock del debito
La procedura di esclusione di fatture dal calcolo dello stock è analoga a quella della chiusura. Tuttavia devo fare una premessa doverosa:
Digressione
La funzione di esclusione dallo stock è stata pensata dal MEF come provvisoria, per quei documenti contabili che per qualche motivo non devono concorrere a formare lo stock stesso. Caso tipico sono le fatture in contestazione o per le quali c’è un contenzioso in atto. Di regola NON andrebbe usata per allineare i nostri dati e la PCC, si dovrebbero usare piuttosto le altre funzioni disponibili (la chiusura, la registrazione dei pagamenti effettuati ecc.).
Tuttavia molti non possono usare quei sistemi perchè usano sistemi (Sicoge, Siope…) che DOVREBBERO trasmettere i dati in automatico, e le comunicazioni alternative sono inibite. Oppure se per qualche motivo il sistema rifiutasse il modello di comunicazione massiva o calcolasse due volte un pagamento ‘sballando’ i conti dei saldi, o AreaRGS non ne volesse sapere di recepire la chiusura di una fattura che avete pagato, in tutti questi casi l’esclusione può temporaneamente aiutarvi a raggiungere lo scopo di avere nello stock del debito solo ciò che effettivamente è debito. Io vi illustro come si usa questa funzione, ma confido che non ne abuserete. Ognuno risponde di come la usa alla sua coscienza e -se del caso- all’Ispettorato di Finanza, alla Corte dei Conti, ecc. Io ve la spiego, ma declino ogni responsabilità per utilizzi impropri. (Fine digressione)
Anche per l’esclusione dallo stock si possono escludere dal calcolo sia una fattura singola che più fatture assieme, si può procedere o manualmente o con caricamento di file.
L’esclusione massiva
Per fare l’esclusione massiva, dovremo cliccare “Carica da excel” e andare a selezionare sul nostro pc/server un file excel qualsiasi, che includa nella tabella una colonna denominata “Numero progressivo di registrazione”. La colonna dovrà contenere i progressivi di registrazione che corrispondono ai documenti contabili da escludere dallo stock. Il numero progressivo di registrazione si trova nel file di dettaglio dello stock del debito: per eseguire una esclusione massiva quindi si può anche caricare direttamente questo file, specificando solo i documenti contabili da escludere ed eliminando le righe di quelli che vogliamo mantenere.
L’esclusione manuale
Per fare un’esclusione puntuale invece cliccheremo “Allinea stock” quindi “Avvia la ricerca” nell’area “Escludi documenti contabili”
e di nuovo “Avvia ricerca”
eventualmente restringendo il campo con uno o più parametri. Qui oltre l’anno di ricezione è obbligatorio indicare l’ufficio.
Dovremo spuntare una o più fatture quindi cliccare “Chiudi documenti contabili e ricalcola”
Un popup ci confermerà che l’operazione è avvenuta correttamente e -dato interessante- ci mostrerà al volo il saldo aggiornato senza bisogno di lanciare l’aggiornamento. Attenzione però, il dato aggiornato lo vediamo solo qui. Negli altri punti sarà ancora non aggiornato.
A differenza della chiusura, è possibile ripristinare una fattura da AreaRGS, con lo stesso iter: ricerca, spunta, clic su “Ripristina”
Quando avremo concluso le operazioni di allineamento e il dato mostrato dalla piattaforma coincide con quello che risulta a noi, potremo procedere alla comunicazione dello stock del debito, cliccate questo link per vederla.
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Salve ho scaricato file excel dalla piattaforma , l ho trascinato nel riquadro per la chiusura e dopo l operazione mi da errore E262 esito fattura lavorata.
come devo procedere in questo caso?
Grazie
Nel suo file ci sono fatture in stato lavorato. Deve eliminare le righe corrispondenti e ricaricare il file
Scusate ho provato ad escludere delle fatture ma ho ricevuto questo errore: E262 – Fattura in stato Lavorata.
Lavorata significa PAGATA? se così fosse qualcosa non quadra perchè da RGS mi hanno risposto che la fattura in questione non risulta pagata.. grazie
Può andare nel dettaglio della fattura a vedere i dettagli. E’ sicuro che risulti nello stock? A volte il problema è di aggiornamento dello stock, avviene una volta a settimana al massimo
Non ci sono fatture a debito ma solo una nota di credito, tra l’altro sconosciuta, come bisogna procedere? Si può lasciare là e procedere poi con la dichiarazione che non ci sono debiti? Oppure bisogna toglierla del tutto?
La escluda dallo stock, altrimenti per AreaRGS esiste. La dichiarazione di assenza debiti non è più dovuta.
Salve, innanzitutto mi complimento per il servizio che offre perché è davvero fantastico.
Le chiedo gentilmente un aiuto; se erroneamente con la chiusura massiva nell’ areaRGS, ho chiuso delle fatture che non andavano chiuse come posso ripristinarle nello stock del debito?
Grazie
Grazie. Per riaprire i documenti chiusi per errore bisogna operare sulla PCC, cercando le relative fatture e intervenendo lì. Se siete un ente Sicoge non so se potete farlo autonomamente.
La ringrazio molto. A puro titolo informativo ho risolto con una comunicazione massiva modello 003 utilizzando nel campo azioni la funzione RIF che ricontabilizza le fatture. Grazie per la disponibilità.
Buona sera, Le chiedo se è possibile reperire una guida per inserire ovvero gestire i dati afferenti le fatture in AREA RGS, atteso che per gestire PCC negli anni sono state pubblicate varie e complete guide come l’ ultima di aprile 2022.
La farò, al momento non ho avuto tempo di studiarmela.
Buongiorno, facendo una chiusura massiva/manuale dei documenti, non vedo la possibilità di inserire date di pagamento, quindi chiedo cosa succede all’indicatore dei tempi di pagamento e ritardo?
Grazie
Ho provato varie volte a chiederlo all’assistenza ma hanno sempre fornito risposte evasive. Bisognerebbe scaricare il dettaglio del calcolo dell’ITP e verificare, ma visto che il mio indice è buono comunque, rimando sempre per urgenze più pressanti.
Salve, grazie per suoi contributi, sono i più chiari in cui mi sia imbattuta. Volevo chiederle se fosse possibile (ove esistessero) avere i riferimenti normativi che elenchino dettagliatamente in casi in cui si deve procedere ad esclusione e quelli in cui invece va fatta la chiusura. Grazie
La ringrazio. Riferimenti normativi non ce ne sono, ci sono solo le circolari RGS e i comunicati sulle varie piattaforme PCC-AreaRGS (oltre alle risposte ai quesiti date dall’assistenza)
buon giorno mi da errore E262 esito fattura lavorata, lei in una precedente risposta ha detto di eliminare la fattura dal file. Come si genera questo file? io uso axios come gestionale. Escludendo la fattura che da questo errore come si chiude lo stock del debito? Si sto navigando in alto mare e mi sta facendo impazzire sta piattaforma. Grazie tante buonagiornata
Se quello è l’unico errore, significa che stava cercando di comunicare qualcosa riguardo a una fattura già pagata. Il file da cui deve eliminarla è quello che il suo gestionale genera, quello che ha caricato in AreaRGS e che è stato rifiutato con l’errore. Se l’errore è di validazione lo deve ricaricare, se è solo ‘con warning’ no, significa che le altre righe sono state acquisite. L’articolo che spiega i passaggi da fare è questo https://www.funzionarioamministrativo.it/2023/01/16/comunicazione-dello-stock-del-debito-2023/ Non si preoccupi, quando avrà fatto dirà “tutto qui?”
ANCHE LE FATTURE IN STATO “LAVORATE” DEVONO ESSERE CHIUSE?
No, lavorata significa pagata, a posto.
Sulla Piattaforma risulta una fattura non di competenza (intestata ad altro Ente ma con PIVA e codice Unico del mio Ente) devo escluderla la momento della dichiarazione?
Sì, ma se ha tempo sarebbe utile contattare la ditta (se non è una tipo ENEL Telecom ecc. impossibili da contattare) per segnalare il loro errore e chiedere nota di credito. Se la fanno, recuperi la fattura e le chiuda entrambe.
Buongiorno, esiste un punto nel quale vedere il totale fatture ricevute? Grazie
In areargs può vedere tutto quello che si vedeva nella vecchia PCC, entrando nel relativo ‘canale’. Da lì basta cercare le fatture, si possono filtrare per anno o in altro modo.
Buonasera, grazie per il suo articolo. Per errore materiale ho caricato il mio file excel nella sezione sbagliata: ho escluso le fatture anziché chiuderle. Se le ripristino, posso immediatamente procedere alla chiusura e alla comunicazione senza attendere l’aggiornamento dello stock? I tempi sono davvero stretti… Ringrazio anticipatamente e cordialmente saluto
Oppure è meglio fare subito la comunicazione dello stock per stare nei termini e solo dopo aprire un ticket?
Io le ripristinerei, le chiuderei e farei la comunicazione, anche senza aspettare di vedere se cambia qualcosa. Altrimenti può fare la comunicazione, ripristinarle, chiuderle e aspettare qualche giorno e vedere che succede. Il risultato dovrebbe essere lo stesso, che siano chiuse o escluse quelle fatture non sono nello stock e l’importo stock dovrebbe essere lo stesso. Chiuderle serve solo a non ritrovarsele più in futuro.
Buongiorno
lavorando sullo stock del debito ho riscontrato diversi problemi sulla nuova piattaforma RGS: dovendo inserire un pagamento di una fattura che non è soggetta a CIG, non lo riesco a memorizzare; cerco il mandato… mi rimanda alla vecchia versione del sito , lo trova e basta non c’è riscontro ne connessione tra le due aree… in sintesi non riesco a lavorare le fatture e quindi allineare il debito come dovuto… sarà un mio problema, non conosco le procedure sulla nuova piattaforma… Lei se può aiutarmi?
Su AreaRGS ci sono varie guide e FAQ, provi a vedere se trova qualche chiarimento per il suo problema. Per il resto, non ho capito: “cerco il mandato… mi rimanda alla vecchia versione”, dove cerca il mandato? Se ho capito il problema, lei trova in stock una fattura che ritiene pagata. Ha provato a vedere nel dettaglio fatture se banalmente al sistema risulta un importo fattura o mandato diversi da quelli che risultano a lei? Se vuole farla sparire dallo stock, la escluda o la chiuda.
Salve, se per 3 anni non è stata fatta la comunicazione del debito (2018/2019/2020), il debito del 2021 riporta i debiti degli anni precedenti?
Immagino di sì, lo vede scaricando il dettaglio del debito e vedendo che fatture lo compongono.
Buonasera!
Continuo a non aver chiara la “Chiusura” : quando è legittimo procedervi? Mi spiego meglio: nel caso vi sia la sicurezza di un avvenuto pagamento ma che non risulta, procedendo con questa funzione (e non inserendo così i DATI del pagamento, come la data ad esempio) di fatto si taglia fuori dal calcolo un documento contabile dallo stock ma che in realtà ha prodotto un certo numero di giorni per esser pagato che fittiziamente si escludono… Cioè con la chiusura è come se la fattura non fosse mai esistita? Al fine dell’ITP è come se fosse stata pagata lo stesso giorno del ricevimento?
La fattura chiusa esce dal calcolo dello stock del debito. Ai fini dell’ITP penso che la fattura chiusa si consideri pagata il giorno della chiusura, ma non ho mai controllato perchè se si guarda al monte fatture, in genere una fattura non sposta veramente niente (salvo una fattura grossa in enti minuscoli). Però può verificare, chiudendo una fattura specifica poi andando a vedere dopo un pò il dettaglio del calcolo dell’ITP e cercandola per vedere come è stata considerata.
Buongiorno,
come posso chiudere una nota di credito incassata con un ordinativo d’incasso?
Grazie
La cosa migliore è chiedere all’assistenza del suo gestionale. Altrimenti, dal portale AreaRGS seguendo le istruzioni di questo articolo, come se fosse una fattura
erroneamente ho inviato un file con delle fatture nel nel caricamento file da chiudere, ma non dovevano essere chiuse come faccio ad riaprirle tutte?
Provi a comunicare lo storno del pagamento