Il rinnovo inventariale 2021

Uno degli adempimenti che i funzionari amministrativi in genere detestano di più è il rinnovo inventariale.

O sono consegnatari, e allora sono i principali responsabili di questo adempimento, o in un modo o nell’altro rischiano di essere coinvolti loro malgrado (ad es. venendo nominati nella commissione di cui parlerò più avanti, o nelle operazioni di dismissione materiale dei beni). E le operazioni da compiere, che spesso prevedono “cacce al tesoro” nelle soffitte o lunghe disquisizioni sul valore inventariale da attribuire a un vocabolario antico, sono apprezzate solo da funzionari dai gusti ‘particolari’ (mentre per la maggioranza delle persone coinvolte sono solo una colossale perdita di tempo o poco più).

Come se non bastasse, il grosso delle operazioni è da compiere verso fine anno, nel periodo in cui le scadenze sono più pressanti.

Cos’è il rinnovo inventariale

Il rinnovo inventariale consiste in una serie di operazioni di revisione degli inventari dei beni mobili, che in sintesi sono:

• la ricognizione (ossia vedere se tutti i beni dell’inventario ci sono o è sparito qualcosa, se sono ancora tutti funzionali o no)
• la dismissione (di quelli non più funzionanti o necessari)
• l’ammortamento (operazione che si fa ogni anno ma in occasione di questo rinnovo c’è una novità che vedremo)
• la rinumerazione (in pratica, si procede a rinumerare consecutivamente i beni mobili rimasti in inventario in modo da “riempire i buchi” lasciati dai numeri dei beni che negli anni sono stati dismessi o passati al registro dei beni durevoli) e rietichettatura dei beni con il nuovo numero
• la ristampa delle schede mod. 227 PGS da esporre in ogni stanza

Tutto questo deve essere accuratamente documentato in appositi verbali e prospetti.

Visto che sono operazioni lunghe e non banali (specialmente perchè in molti uffici c’è la brutta abitudine di scaricare i beni solo al momento del rinnovo, mentre negli anni normali sono accatastati in cantina) la normativa di riferimento prevede che si facciano solo ogni 5 anni, e la scadenza normale sarebbe stata a fine 2020.

Dopo il rinvio causato dall’epidemia di COVID-19,  Ragioneria Generale dello Stato ha comunicato che il momento del rinnovo inventariale è fatalmente arrivato. La circolare  20-2021 (che i consegnatari devono leggere più che con attenzione, oserei dire con devozione) infatti dispone che le operazioni di rinnovo inventariale avvengano alla data del 31 dicembre 2021.

Chi è tenuto al rinnovo inventariale e chi no

Il rinnovo inventariale disciplinato dalla circolare 20 non riguarda tutta la pubblica amministrazione, ma solo le amministrazioni statali, perchè solo a loro si applica il DPR 254 del 2002.

Inoltre sono espressamente escluse da questo rinnovo: Presidenza della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei Ministri, Corte dei Conti, Consiglio di Stato, Consiglio di Presidenza della Giustizia Tributaria, Esercito, Marina (compreso il Corpo delle Capitanerie di Porto), Aeronautica, Carabinieri, Polizia di Stato, Guardia di Finanza, Vigili del fuoco. La Polizia penitenziaria ha una disciplina particolare.

Sono escluse anche le scuole statali, a cui si applica invece il DM 28 agosto 2018, n. 129.

Questo non significa che queste Amministrazioni non siano tenute a rinnovare mai gli inventari, ma solo che a loro si applica una disciplina diversa e riceveranno istruzioni apposite a tempo debito. Già la circolare 20 però lascia intendere che anche per loro sono in arrivo delle novità.

Non riguarda neppure i beni “considerati immobili ai fini inventariali”.

Cosa cambia e cosa resta uguale

Visto che il rinnovo inventariale avviene ogni 5 anni e come dicevo è un procedimento complicato, in genere le operazioni si ripetono identiche da rinnovo a rinnovo, al massimo con qualche differenza marginale. Vediamo cosa è confermato e cosa cambia rispetto alle istruzioni diramate nel 2015:

Cosa cambia

La prima novità è che sono cambiate le aliquote di ammortamento. Il DM 13 novembre 2020 all’art. 3 infatti dispone che proprio dall’esercizio 2021 le aliquote di ammortamento cambino.  Quindi chi era abituato a usare fogli excel già impostati con le percentuali (sempre quelle dal 2008!) per fare i conti, incontra una prima difficoltà.

La notizia clamorosa però è che adesso INIT entra prepotentemente in gioco nel campo della gestione dei consegnatari.

La circolare infatti dice chiaramente che “allo scopo di implementare il sistema di contabilità economico-patrimoniale in corso di sviluppo nell’ambito del citato programma InIt”,  andrà compiuta un’operazione nuova, ossia la classificazione dei beni in base al Piano dei Conti Integrato (PdCI). La circolare non dice nè come farlo nè quando, rimandando a “prossime istruzioni”.

Tra le righe (e anche grazie alle note che alcune Ragionerie Territoriali hanno trasmesso agli uffici della loro zona) si intuisce che al più tardi a marzo tutta la gestione dei beni mobili passerà dentro a INIT, che verosimilmente sostituirà tutti gli altri software di gestione inventariale (non è un caso che la circolare non ripeta gli inviti a usare GECO che si leggevano ogni anno). Si sapeva da tempo che questo sarebbe avvenuto (il famoso ‘secondo rilascio’ di cui si parlava mesi fa), adesso si comincia a fare sul serio. In pratica, per consentire a INIT di gestire i beni mobili bisogna abbinare ciascuno di essi a una voce del PdCI. La circolare 20 dice che per la maggior parte dei beni questo avverrà in automatico, ma ci sono alcune tipologie di beni che corrispondono a più voci e su quelle bisognerà operare manualmente. Dove e come, ce lo faranno sapere.

Altra novità interessante, i beni inventariati che fino allo scorso anno ricadevano nella categoria  “Beni mobili di valore culturale, storico, archeologico ed artistico” devono ora ricevere obbligatoriamente il loro valore mediante stima e non più con ammortamento. A questo fine deve essere interpellato il Ministero della Cultura, che notoriamente è afflitto da gravissime carenze d’organico. Il mio consiglio è di non aspettare l’ultimo momento a contattare l’ufficio competente, perchè tra dicembre e gennaio lo faranno tutti e verosimilmente le Soprintendenze saranno travolte. Chi ha in inventario questi beni o altri ‘oggetti di valore’ si muova subito!

Altra cosa che non ricordo fosse prevista nel 2015, i consegnatari che usano GECO o PIGRECO possono decidere di non apporre sui beni le etichette con i nuovi numeri di inventario. Questo perchè tali sistemi mantengono memoria anche dei numeri precedenti quindi la tracciabilità è assicurata comunque. Per gli altri consegnatari invece è un adempimento obbligatorio.

C’è infine un’importantissima novità riguardante la scadenza dell’adempimento, ne parlerò più avanti.

Cosa resta uguale

Cosa non cambia? Moltissime cose. Innanzitutto il fatto che non sono soggetti ad ammortamento i beni acquistati da giugno 2021 (che ai fini del rinnovo non vanno proprio toccati).

Poi sostanzialmente restano immutate le categorie dei beni, le operazioni da compiere, le modalità di scarico dei beni, la modulistica dei verbali, le procedure da seguire nel caso in cui si trovino beni non risultanti dall’inventario o che all’opposto (cosa molto antipatica) si riscontri che vi sono beni mancanti.

La circolare tace sui software da usare, mentre in passato si dilungava sulle operazioni materiali e sui pregi di GECO rispetto agli altri software di gestione. La vaghezza totale che c’è sugli aspetti concreti (allega solo i verbali ma non dice una parola su come produrli) mi fa impotizzare che molto presto esca un’altra circolare più dettagliata.

Resta invariato (ma è opportuno ricordarlo, perchè non tutti lo conoscono) il divieto di buttare timbri metallici, punzoni e conii. O si consegnano all’Archivio di Stato territorialmente competente o al Poligrafico, che li distruggerà. Entrambi devono rilasciare ricevuta formale e solo allora è possibile il discarico dall’inventario (attenzione, in genere il Poligrafico si fa pagare per il servizio).

Ricordo che della “commissione per il rinnovo inventariale” fanno parte obbligatoriamente il consegnatario e il titolare del centro di responsabilità o dell’ufficio periferico (salvo che non deleghi altri, opzione possibile solo se il consegnatario non è lo stesso titolare dell’ufficio) e che deve sempre avere un numero dispari di componenti.

I beni durevoli

Relativamente ai beni iscritti nel registro dei beni di valore inferiore a 500 euro, la circolare 20 (pagg. 23-24) dice che “è opportuno” procedere anche alla loro ricognizione, già che è in corso quella dei beni inventariati. Di conseguenza pare che stavolta  non si tratti di un adempimento sempre vincolante.

Tra l’altro, se viene compiuto non è obbligatorio che a occuparsene sia la stessa commissione che procede alla ricognizione dei beni inventariali, nè è obbligatorio seguire le stesse modalità. Analogamente non è obbligatorio rinumerare i beni durevoli, è a discrezione del consegnatario e del titolare dell’ufficio.

Chiaramente, visto che negli uffici solitamente coesistono sia beni inventariali che durevoli, per economia e speditezza del lavoro è meglio se sono le stesse persone a fare la ricognizione di entrambi, così lavoreranno più speditamente.

Se però la situazione del vostro inventario è drammatica, il mio consiglio è di separare gli adempimenti e le commissioni e finire nei termini piuttosto che ritardare per far fare tutto da una commissione sola e non rispettare la scadenza. Se non vi è proprio possibile sistemare sia i beni mobili che durevoli, concentrate le forze sui beni mobili e finite almeno il lavoro su quelli (non escludo comunque che la Ragioneria-UCB non gradisca che trascuriate questi beni).

La scadenza dell’adempimento

La scadenza per la trasmissione dei verbali all’organo riscontrante è fissata al 15 febbraio 2022.

La circolare chiarisce che non saranno accolte richieste di proroga di tale termine, se non per “casi di carattere assolutamente eccezionale, determinati da circostanze esterne e oggettive, essenzialmente riconducibili a situazioni di forza maggiore”. Quest’anno la facoltà di concedere proroghe è riservata strettamente all’Ispettorato Generale di Finanza, quindi non si potrà far leva sui buoni rapporti con le Ragionerie per avere elasticità. Ritengo che tanta severità sia legata all’avvio di INIT, suppongo che vogliano avere una situazione dei beni e dei valori stabile e aggiornata per procedere a migrarli sul nuovo sistema.

Tra l’altro, se l’istanza di proroga fosse accolta non si tratterebbe di ottenere una proroga di settimane o mesi, ma sempre del differimento di un intero anno. Il che significa che per chi vede accolta l’istanza di proroga c’è il rischio concreto di dover fare il rinnovo inventariale (a febbraio 2023) utilizzando INIT. Magari sarà un sistema snello e mille volte migliore di GECO, ma avendo visto la parte di contabilità economico-patrimoniale il mio consiglio spassionato ai consegnatari è di fare tutto il possibile (e anche l’impossibile) per non slittare al 2023.

 

Per restare informati sui prossimi articoli, iscrivetevi alla newsletter!