Cosa includere nei rendiconti

In passato ho dedicato vari articoli ai rendiconti, in particolare alla procedura per la convalida e l’invio su Sicoge, nonchè per il popolamento dei relativi fascicoli. Non ho però mai affrontato il tema sostanziale, cioè: Cosa includere nei rendiconti?

Le varie scuole di pensiero

Fermo restando che lo scopo dei rendiconti è -come dice la parola- rendere conto di come sono state usate le risorse ricevute, e quindi la regola base è che va allegato tutto ciò che la legge richiede per il caso specifico, ci sono due scuole di pensiero su cosa trasmettere agli organi di controllo.

La prima è la scuola minimalista: “allegare lo strettissimo indispensabile, aspettare che la Ragioneria chieda altro”. L’idea di fondo è che sia meglio rispettare il termine di invio inserendo nei fascicoli il minimo necessario per avere dei rendiconti appena presentabili, piuttosto che inviarli in ritardo per essere perfetti. Dopo l’invio si potrà preparare con calma la documentazione mancante per quando (e se) la Ragioneria lo chiederà. Corollario di questo principio è “visto che qualche rilievo lo devono fare, tanto vale offrirgli noi un appiglio per farlo dove siamo pronti a rispondere”. C’è anche chi pensa che ad allegare troppi documenti si rischi di ‘autodenunciarsi’ mostrando troppo, o esibendo documenti che magari contengono qualche errore.

Di segno diametralmente opposto è la scuola dell’abbondanza: “allegare di tutto e di più, ogni cosa che abbia attinenza con l’impegno, anche il superfluo”. Il principio su cui si basa questa scuola di pensiero è quello per cui “se abbiamo a disposizione il documento, tanto vale far vedere che l’abbiamo predisposto-richiesto”. Corollario di questa idea è che se si sommerge la Ragioneria di documentazione, si dimostra che abbiamo lavorato e le si rende più difficile individuare eventuali problemucci nascosti qua e là. In pratica, un misto tra lo sfoggio del lavoro fatto nell’anno e l’opacità per confusione data da decine di allegati. In genere chi sceglie questo approccio non ama ricevere rilievi e preferisce prevenirli all’origine.

Io propendo per l’abbondanza senza arrivare a livelli estremi, ma secondo me la regola aurea è una sola: allegare quello che la (nostra) Ragioneria chiede!

Cosa includere nei rendiconti

Ricordando che i capitoli di parte capitale sono sempre controllati e quindi se proprio si deve “tirare via” conviene farlo in quelli di parte corrente (e sperare che non siano controllati), gli allegati minimi quali sono? Dipende dalla ragione della spesa. Elenco i casi principali, riservandomi di integrare e specificare meglio le casistiche:

Le determine

Innanzitutto, le determine (e-o i decreti o atti autorizzativi o assimilati), sempre. Qui ogni Ragioneria Territoriale ha le sue richieste. C’è chi si accontenta della determina a contrarre, chi vuole anche quella di liquidazione, chi si accontenta di una determina ‘mix’ che riassume il contenuto di tutte le determine possibili, qualche RTS le chiede solo sopra certi importi, altre anche per acquisti di 50 euro… In ogni caso, sia che le chieda la RTS-UCB sia che le abbiate predisposte di vostra iniziativa, se ci sono vanno allegate.

I contratti

Se il pagamento è relativo a un contratto o atto assimilato, va allegato, qualunque sia la sua forma:

• redatto in forma pubblica amministrativa,
• lettere d’incarico,
• ordini MEPA, adesione a convenzione CONSIP, stipule di TD (trattativa diretta) o RdO (Richiesta di Offerta) CONSIP
• contratti stipulati su altre piattaforme telematiche
• buono d’acquisto
• le convenzioni con altri enti che danno luogo a pagamenti

e così via. Se c’è stata una negoziazione o una procedura aperta, oltre al contratto è bene allegare almeno la determina di aggiudicazione. Se il contratto è soggetto a imposta di bollo e i bolli sono stati versati separatamente, va allegata la prova del versamento dell’imposta (non tutte le RTS-UCB la chiedono, però). Se allegare o meno le offerte, i verbali di gara ecc. dipende dalla vostra ‘scuola’ di pensiero.

Gli appalti

Se si tratta di un appalto di lavori, cosa allegare spesso dipende da quanto ‘preparata’ è la RTS (ossia da quanto i suoi funzionari sanno leggere una contabilità). In genere servono sempre il singolo SAL e certificato di pagamento, eventuali verbali di consegna-sospensione-ripresa-ecc., i registri di contabilità disponibili. Poi, a seconda della RTS potreste dover allegare ogni volta (anche se non è il primo pagamento di quel contratto) anche il progetto, il quadro economico, il verbale di consegna (anche se avvenuto molto tempo prima) e tutto ciò che la vostra RTS chiede per ‘ricordarsi’ di cosa si parla. A fine lavoro, il verbale di ultimazione; allo svincolo delle ritenute, il collaudo-certificato di regolare esecuzione.

Se si tratta di servizi o forniture con pagamento frazionato, es le pulizie, potete accordarvi con la Ragioneria per allegare il contratto e la tracciabilità solo al primo pagamento dell’anno e non in ogni ordinativo, per far prima e non appesantire troppo il fascicolo.

In ogni caso in cui sia prevista l’autorizzazione al pagamento di un organo terzo, va allegata.

Le verifiche di regolarità

Servono sempre DURC o documento di verifica regolarità contributiva equivalente (INARCASSA, INPGI…) o in assenza di iscrizione a qualsiasi istituto di previdenza, una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà con cui il soggetto che è stato pagato dichiara questa circostanza e di non avere situazioni di non regolarità verso chicchessia. Per gli enti SICOGE il DURC in genere c’è già nel fascicolo fattura, va allegato solo se quando avete effettuato il pagamento era scaduto e lo avete chiesto autonomamente.

Per gli ordinativi oltre i 5.000 euro, va allegata la verifica inadempimenti (ex ‘Equitalia’), sospesa per gran parte del 2020 e di nuovo fino al 31 gennaio 2021.

Il “conto dedicato”

Non tutte le Ragionerie la chiedono, ma servirebbe sempre la dichiarazione relativa al conto dedicato alle pubbliche forniture e l’assunzione di responsabilità ai sensi della legge 136-2010.

Il “collaudo”

Serve sempre il collaudo del lavoro/attestazione di regolarità della fornitura-servizio. Il problema è la forma che deve assumere. Alcune RTS lo chiedono in un atto a sé, altri lo accettano come un punto all’interno della determina di liquidazione, altri ancora si accontentano di un timbro sulla fattura (stampata e scansionata apposta)…

In caso di lavori è sempre un documento a sé stante, salvo importi minuscoli.

La “presa in carico”

In caso di acquisti di beni, serve il documento di presa in carico nel registro apposito (inventari-beni durevoli-facile consumo o nell’apposito registro nel caso dei beni considerati immobili ai fini inventariali ad es. i libri delle biblioteche)

Le missioni

In caso di spese di missione: l’autorizzazione alla missione, antecedente (o contestuale) allo svolgimento della stessa; il prospetto riepilogativo di date, orari, km ecc.; scansione dei giustificativi delle spese (albergo, bar, ristorante ecc.). Su forma e contenuto di questi documenti le RTS-UCB variano molto in pignoleria.

Per gli uffici che per loro natura hanno un numero significativo di missioni, a volte si può allegare una dichiarazione relativa ai giustificativi in cui si dice che sono disponibili presso l’ufficio, che li trasmetterà a richiesta dell’organo di controllo. Ma verificate prima che il vostro ente di riferimento si accontenti, non tutti sono ugualmente ragionevoli.

I documenti cartacei

Per tutti i pagamenti non legati a fatture elettroniche, es. le TARI che arrivano cartacee, le note per prestazioni occasionali ecc., la scansione del documento che giustifica la spesa.

I decreti di assegnazione fondi

Se si rendicontano somme relative a interventi inseriti in programmazioni di fondi statali, europei ecc. vanno allegati anche gli atti di assegnazione di tali somme per consentire di verificare che siano stati usati esattamente per il bene-lo scopo per cui vennero assegnati. Non tutte le RTS però li chiedono.

I pagamenti al personale

Per i pagamenti al personale fuori ‘cedolino unico’, l’origine dei fondi, l’eventuale contrattazione a monte, le tabelle di ripartizione (da cui si evinca per ogni persona l’importo lordo netto e ritenute), l’atto del dirigente che le approva e autorizza i pagamenti.

Per i pagamenti  legati all’effettiva presenza in ufficio, l’attestazione che la presenza è stata rilevata con modalità elettroniche.

Per lo straordinario, la dichiarazione del dirigente che si tratta di ore da lui/lei preventivamente autorizzate.

I pagamenti a terzi

In tutti i casi in cui il pagamento non è avvenuto all’intestatario della fattura (es. intervento sostitutivo DURC, pignoramento somme, cessione del credito, pagamento agli eredi ecc.) va allegata la documentazione giustificativa del caso specifico.

La forma degli allegati

Tutto ciò che si allega deve essere “originale”, e nei documenti digitali l’originalità c’è quando il documento è firmato digitalmente (sia che il documento sia la copia informatica di un originale analogico sia che sia un documento originariamente informatico). Quasi tutte le RTS che conosco però accettano una dichiarazione, da inserire nel fascicolo del rendiconto, in cui si attesta che tutti i pdf allegati nel rendiconto del cap… sono conformi agli originali in possesso dell’ufficio.

 

Per restare informati sui prossimi articoli, iscrivetevi alla newsletter!