In un altro articolo abbiamo visto come gestire le note di credito su Sicoge e tra le varie possibilità offerte dal sistema abbiamo visto che esiste anche la “dichiarazione di pagamento-chiusura debito”. Vediamola in dettaglio.
A cosa serve la “dichiarazione di pagamento-chiusura debito”
Questa funzione di SICOGE serve ad eliminare dal database documenti contabili (note di credito, ma anche fatture!) che sono stati compensati (se si parla di fatture, pagati) al di fuori di SICOGE (attraverso altri sistemi contabili) da noi o da altri soggetti, o che sono comunque stati annullati.
Lo scopo è far sì che non compaiano più tra i documenti “aperti”.
La procedura è simile a quella di associazione contabile (ma più lunga) e presuppone l’avvenuta registrazione della nota di credito-fattura.
Nelle schermate che userò come esempio, si tratta di una fattura con un importo che eccede di 0,02 € la disponibilità del capitolo, l’impresa ha rinunciato a questa piccola somma quindi voglio far sparire la fattura (che ancora compare per 0,02 €) dai documenti da pagare. Se volessi togliere una nota di credito la procedura sarebbe uguale.
La procedura
Andiamo in Contabilità economico-patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-Dichiarazione di pagamento/chiusura debito
Fatto questo, clicchiamo “Inserimento”.
Nella pagina che si aprirà, dovremo scegliere nella tendina “Associati a fondi di bilancio” se la fattura-nota di credito da eliminare è stata registrata indicando un capitolo di spesa, “Non associata a fondi di bilancio” se in fase di registrazione invece di mettere un capitolo è stata usata la “LISTA ALTRO” (altrimenti la nostra ricerca non produrrà nulla). Sceglieremo fornitore o IVA a seconda di cosa intendiamo cancellare
quindi “Continua.” Con la consueta funzione di ricerca facciamo quindi comparire tutte le fatture/note con importi ancora aperti. Se sono troppe, basterà inserire il nome del fornitore che ci interessa, così compariranno solo i suoi documenti. Selezioniamo e clicchiamo “Aggiungi” per includere tutti i documenti contabili che vogliamo chiudere, quindi “Prosegui”.
Si aprirà quindi la pagina della dichiarazione di chiusura, in cui dovremo indicare gli estremi del pagamento/compensazione:
La chiusura si può fare solo quando l’importo totale della ‘dichiarazione’, sommando tutti i documenti selezionati, è superiore a 0 €.
Nella tendina “Tipo dichiarazione” potremo scegliere varie opzioni, tutte identiche nelle maschere da riempire, cioè Pagamento, Chiusura debito, Penali, Tassi di cambio, Fondo scorta. In genere per far sparire fatture e note si sceglie Pagamento.
Dovremo quindi inserire i dati di chi ha fatto il pagamento, la data e il numero del mandato (se li abbiamo) oppure le motivazioni per cui chiudiamo la fattura/nota di credito. Tutti i campi gialli sono obbligatori!
Il pulsante “Calcola” in alto è utile per ricalcolare l’importo che si chiude se è stata pagata/compensata solo una parte della fattura/nota e non tutta. In tal caso, bisogna cambiare l’importo in basso nel campo giallo in ‘importo dichiarato’ accanto alla fattura voluta, poi si clicca “calcola”.
Fatto questo, basterà cliccare “Conferma dichiarazione” per completare la procedura.
Se è stato commesso un errore, con la funzione “Cancellazione” si può rimediare.
Per vedere anche in un secondo memento quali e quante chiusure sono state fatte, si può usare “Interrogazione”.
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Salve,
si può utilizzare la funzione chiusura debito per delle note di credito erroneamente registrate, relative a fatture rifiutate?
Grazie
La funzione più indicata per un caso come il suo sarebbe “eliminazione documenti contabili” (la nota non deve essere stata contabilizzata, o la contabilizzazione va revocata) ma volendo può usare anche chiusura debito.
Grazie mille.
Consideri che le note di credito sono state registrate e contabilizzate nel 2019. Quindi procederò a revocare la contabilizzazione e per “eliminazione documenti contabili” si intende la funzione di cancellazione?
Ancora grazie
C’è una funzione con quel nome che serve a eliminare il documento e comunicare l’operazione alla piattaforma di certificazione. Se le ha contabilizzate nel 2019 non so se riuscirà a revocare la contabilizzazione, in tal caso provi la chiusura debito.
Non trovò la funzione eliminazione documenti contabili..ho note di credito non registrate non associate a mad alcuna fattura perché rifiutate.come procedo?
Ora si chiama ‘chiusura definitiva’: Contabilità economica Operazioni di gestione Documento contabile Gestione blocco-chiusura documento Blocco/chiusura documento Trovato il documento (NB lavorabile) scelga Chiusura definitiva
Buongiorno,
nel caso di penale, se la ditta non emette la nota di credito, come faccio a decurtarne l’importo dall’imponibile..con una dichiarazione di pagamento dell’importo della penale (IVA non subisce variazioni) oppure inserendo una dichiarazione penale? (in questo caso, proporzionalmente, l’IVA viene decurtata).
Non ho mai applicato una penale su Sicoge, quindi non sono sicura della funzione da usare. Io farei (fuori Sicoge) una determina-decreto con cui motivo perchè pago una cifra inferiore, pagherei netto e IVA giusti (calcolandomi l’importo manualmente per essere sicura che sia corretto) poi su Sicoge chiuderei il residuo con la chiusura definitiva. Non sarà l’operazione più elegante, ma raggiunge l’obiettivo.
Salve.
Effettuando la selezione delle fatture per “fornitore”, pertanto relativamente agli imponibili, risulta possibile “aggiungere” (selezionare) fatture anche di beneficiari differenti. Tuttavia, passando alla schermata della dichiarazione, volendo concludere le operazioni, il sistema restituisce un errore, indicando che deve essere specificato il beneficiario.
Detto ciò, c’è un modo per concludere l’operazione effettuando così un’unica dichiarazione per diverse ditte, o il sistema ammette questa possibilità solo per gli importi relativi all’iva? (per cui abbiamo già verificato essere possibile la dichiarazione per più ditte contemporaneamente)
Spero di essere riuscito a spiegare il problema.
Saluti.
Intende su INIT?