In un altro articolo ho descritto come avviene la comunicazione dello stock del debito sulla Piattaforma di Certificazione dei Crediti Commerciali (PCC) e ho segnalato che nella quasi totalità dei casi vi sono ampi scostamenti fra l’ammontare del debito rilevato dalla piattaforma e l’importo risultante dalle evidenze contabili degli enti. Questa situazione è ben nota al legislatore e al Ministero dell’Economia, che vogliono eliminarla per avere dei dati attendibili su cui contare. Per tale ragione la legge di bilancio 2019 (legge 145-2018) ha disposto che tutti gli enti provvedano ad allineare i dati della PCC con le loro scritture contabili.
In concreto, dopo aver comunicato alla PCC l’importo complessivo corretto del nostro debito, adesso ci viene chiesto di indicare puntualmente di quali fatture è composto.
Questo adempimento, che è un vero e proprio obbligo provvisto di sanzione, deve avvenire entro il 31-12-2019. A prima vista può sembrare che ci sia molto tempo per provvedere, ma visto che per molti enti si tratta di ricontrollare migliaia di fatture, consiglio di iniziare ad occuparsene già adesso piuttosto che a fine anno, quando tutte le scadenze si accavallano.
Ricordo anche che L’art. 7-bis del D.L. 35/2013 prevede l’obbligo di comunicare alla PCC entro il 15 di ogni mese i dati relativi ai debiti certi, liquidi ed esigibili, per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine europeo di pagamento (comunicazione debiti scaduti). In base a tale comunicazione la PCC calcola l’indice di tempestività dei pagamenti. Dal 1-1-2020 il calcolo della PCC sarà l’unico valido ai fini del monitoraggio della tempestività! Di conseguenza, l’allineamento deve essere mantenuto anche per il futuro.
Vediamo dunque come allineare le scritture contabili degli enti con i dati della PCC.
Gli stati delle fatture
Per prima cosa occorre fare una premessa. Il sistema di interscambio SDI carica automaticamente sulla PCC le fatture elettroniche inoltrate dai fornitori e le comunicazioni di accettazione e rifiuto. Sulla PCC quindi le fatture (elettroniche) sono elencate, complete di tutti i loro dati, con vari stati:
RICEVUTE = sono le fatture inoltrate dal creditore al SdI che non sono state rifiutate
RESPINTE = sono le fatture respinte dalla PA nei 15 giorni canonici dal ricevimento
Quando poi le fatture vengono lavorate, il loro stato cambia ulteriormente:
CONTABILIZZATE = sono le fatture quando si è determinato l’importo in liquidato/non liquidabile/sospeso
PAGATE = le fatture dopo che è avvenuto il pagamento
LAVORATE = quando o l’importo della fattura è stato o integralmente pagato, o parte pagato e il resto dichiarato non liquidabile, o tutto dichiarato non liquidabile. In pratica, quando le fatture sono ‘chiuse’
Lo stato delle fatture che risulta alla PCC è importantissimo, perché lo stock del debito (ad es. al 31-12-18) viene calcolato facendo la somma algebrica di tutte le fatture in stato ricevuto, liquidato, sospeso (tranne quelle sospeso per contestazione o contenzioso) meno le note di credito, e la differenza tra il pagato totale e il pagato al 31-12-2018.
Evidentemente, il nucleo del problema dei disallineamenti è che moltissimi enti contabilizzano e pagano le fatture ma non lo comunicano alla PCC, o lo fanno in modo sbagliato. Solo una volta comunicato alla PCC lo stato “giusto” di ogni fattura, i dati dell’ente e della PCC finalmente saranno allineati.
Sicoge e altri sistemi
Capito dove risiede il problema, vediamo come affrontarlo. Per far cambiare di stato una fattura ci sono vari modi, a seconda delle piattaforme di contabilità utilizzate.
Gli enti che usano SICOGE non devono fare (quasi) nulla, poiché SICOGE comunica in automatico alla PCC le fasi di contabilizzazione, comunicazione di scadenza, pagamento oltre alla ‘chiusura definitiva’. Ne consegue che gli operatori delle amministrazioni dello Stato che utilizzano il SICOGE non devono immettere sul sistema PCC le informazioni riferite alle fasi di ricezione, contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento. ATTENZIONE: Sicoge non comunica alla PCC il versamento dell’iva (su questo punto mi riservo ulteriori verifiche)! Inoltre per le fatture più vecchie anche gli enti che usano Sicoge potrebbero trovarsi fatture non ‘lavorate’ sebbene le abbiano pagate. Una verifica dell’effettivo allineamento è quindi sempre necessaria anche per gli enti SICOGE, anche perchè talvolta vi sono problemi con le note di credito e le ‘chiusure definitive’.
Analogamente, le scuole che utilizzano il sistema informativo dell’istruzione (SIDI) trasmettono le informazioni di contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento in automatico. Ne consegue che gli operatori di tali amministrazioni non devono immettere sul sistema PCC le informazioni riferite alle fasi di ricezione, contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento.
Gli enti che usano SIOPE+ (in primis gli enti locali) godono a loro volta di una semplificazione, poiché SIOPE+ trasmette automaticamente i dati relativi ai pagamenti che gestisce, ma gli enti devono inserire i dati sui debiti scaduti e sulla gestione delle fatture (contabilizzazione ecc.).
I soggetti che non usano né Sicoge né SIDI né Siope+ (non sono a conoscenza di altri sistemi interfacciati automaticamente con la PCC) invece devono inserire autonomamente in piattaforma tutte le informazioni obbligatorie.
Attenzione: l’adesione delle PA a questi sistemi è avvenuta in tempi diversi. I sistemi hanno trasmesso le informazioni solo dopo che le amministrazioni hanno iniziato a usarli, quindi per tutti i documenti antecedenti quella data non c’è stata alcuna comunicazione di tipo automatico (e sulla PCC ci sono fatture anche molto antiche), bisogna farlo adesso.
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Inserimento automatico |
Sicoge |
Sidi |
Siope |
Altri sistemi/software |
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Scadenza fatture |
SI |
SI |
NO |
NO |
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Contabilizzazione |
SI |
SI |
NO |
NO |
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Pagamento |
SI |
SI |
SI |
NO |
|
IVA |
NO |
Un altro problema che può verificarsi per questi enti è la presenza in PCC di note di credito aperte quando sono compensate o comunque chiuse nei nostri sistemi. Ne parleremo più oltre.
Riassumendo: l’allineamento si potrà dire completato se al 31-12-2019 sulla PCC risulteranno come ‘lavorate’ le stesse fatture e note di credito che nei nostri sistemi risultano ‘chiuse’ (pagate, compensate ecc. ecc.) e ‘contabilizzate’ quelle che ci risultano liquidate. Tutto questo non riferito ai soli documenti contabili 2018, ma per i pagamenti almeno al 30-11-2019, perchè l’allineamento è una operazione che chiude le discrepanze ereditate dagli anni vecchi, poi continua ogni mese entro il 15 per allineare la situazione con le operazioni effettuate il mese precedente, con modalità diverse a seconda dei sistemi utilizzati.
Entro il 31 gennaio 2020 bisognerà quindi verificare che siano allineati i dati dello stock del debito al 31-12-2019.
Spiegato COSA fare, vediamo ora COME farlo
Segue: le procedure di allineamento
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salve,
carico manualmente le fatture in pcc.
1 è possibile registrare solo il pagamento senza passare per la contabilizzazione della fattura?
2 è obbligatorio registrare anche il pagamento dell’iva?
grazie mille
1 che io sappia no, ma dovrebbe essere possibile trasmettere un unico file che contenga in sequenza prima la contabilizzazione poi il pagamento. Io però non lo faccio per ridurre i rischi di scarto
2 sì
buon giorno
la differenza tra contabilizzare e pagamento
Grazie
La contabilizzazione è l’operazione che precede il pagamento, si paga una fattura solo se prima è stata contabilizzata ossia riconosciuta come meritevole di essere registrata nelle scritture contabili dell’ente. Per la PCC però, è ‘contabilizzazione’ sia la “liquidazione” (in senso tecnico) che la “non liquidazione”: infatti la PCC permette sia di ‘liquidare’ che di mettere nello stato ‘non liquidabile’ le fatture (ad es. non è liquidabile una fattura per cui c’è un contenzioso, per cui manca il durc ecc.).
se trovo su PCC una fattura che ho pagato da tempo ” su Rilevata” cosa faccio ?
la contabilizzo ho chiudo fattura.
Grazie
Se è stata pagata io la chiuderei
grazie
Se una fattura scaduta e non pagata al 31/12 non la vedo nello stock del debito. Che faccio?
Probabilmente non l’ha contabilizzata. In che stato risulta in PCC? Se non è lavorata nel debito non c’è per forza. In tal caso basta contabilizzarla.
Buongiorno, esiste una funzionalità in PCC per visualizzare il debito dell’ente?
Mentre lo stock visualizza solo lo scaduto non pagato, io vorrei vedere tutto?
Grazie
Sì, può farlo ma non è istantaneo come su AreaRGS. Dentro alla PCC c’è la possibililtà di estrarre l’elenco delle fatture, da Fatture / ricerca fatture / selezionando ricevute o in lavorazione (teoricamente se le registra tempestivamente basta in lavorazioe) e può esportarle in excel, dal file vede i saldi. Il problema è che deve ripetere l’interrogazione per ogni anno di ricezione fattura e unire i file, se ne ha aperte di molto vecchie non è comodo. Altrimenti nella sezione report si può estrarre il debito relativo a ogni singolo creditore. Se lei sa già che il suo ente ha debiti verso un solo soggetto, è più rapido.
Grazie mille, mi sembra abbastanza fattibile! Se ora volessi averlo al 31/12/2021 devo andare a crearmi i file di ogni anno, ed al totale sommare i pagamenti effettuati nel 2022? In quanto la PCC aggiorna lo stato tempestivamente e queste le troverei già lavorate..
Su AreaRGS trova lo stock al 31/12 oltre a quello “in tempo reale”
Buongiorno,
sono nuovo nella PA, come funzionario in un Ente Locale, per la quale mi sto occupando di tenere sotto controllo la PCCda circa un mese.
Mi ritrovo nella seguente situazione:
– Ho delle fatture ricevute in SDI da gennaio ad aprile 2022 che risultano ancora nello stato “in lavorazione”, nonostante siano state pagate nei termini, come da invio massivo con mod. 003 dei pagamenti e come dimostrato dalle determinazioni di liquidazione pubblicate.
Ho provveduto a chiudere le fatture con procedura manuale, ma non sono sicuro di aver fatto la cosa giusta, in quanto non sono certo che la chiusura sia funzionale alle dichiarazioni trimestrali da presentare e all’allineamento dello stock del debito per il periodo di riferimento del 2022.
Avrei bisogno di suggerimenti operativi in merito al fine di procedere nella maniera più corretta.
Ringrazio per tutta la disponibilità che mi concederete e porgo i miei saluti.
Vincenzo Aruanno
Probabilmente alcune righe dei suoi mod. 003 sono state scartate, il caricamento non è andato a buon fine per tutte. La procedura migliore è allora correggere il problema e reinviare il mod. 003 per le sole fatture che non sono state chiuse correttamente. Avendole chiuse manualmente, potrebbero esserci disallineamenti nelle date. Non lavoro in un ente locale ma ho sentito dire che per chi usa Siope+ per problemi di disallimeamento tipo questo va fatta una “eccezione di pagamento”. Provi a sentire dall’assistenza della PCC se è così.
Complimenti per il suo prezioso lavoro di supporto operativo.
Nel mio Ente da anni si è seguita la prassi di pagare la fattura di 100 per l’importo pari all’ordine di 80, comunicando al fornitore la richiesta di NC a storno di 20 ( parte eccedente dovuta all’emissione di fattura errata) e lasciando 20 sulla procedura interna in stato “non liquidabile”. Si ritrovano, nel tempo, sulla piattaforma dei debiti parziali aperti non compensati da note di credito ricevute perché non più emesse.
Credo sarebbe opportuno che il pagamento avvenisse non ex ante ma ex post, a chiusura del debito reale rispettando i tempi di pagamento, comunicando al fornitore i termini del contenzioso.
Corretto lasciarle su PCC in stato “non liquidabile” non rientranti nello stock del debito?
Formalmente è corretto, ma il rischio è che a distanza di anni l’impresa poco onesta “ci provi” e chieda il saldo della fattura (succede spesso, in particolare con le utenze) confidando nel fatto che i funzionari siano cambiati, gli archivi siano tenuti male e la memoria della questione si sia persa. E’ meglio sospendere tutta la fattura e non pagare neanche gli 80 fino a quando non arriva la NC. In genere il fornitore quando non si vede arrivare nulla si sveglia e ci contatta, e a quel punto emette la NC. Chiaro, i termini di pagamento in questo modo non si riescono a rispettare quasi mai.