La registrazione massiva delle fatture – segue

Segue da La registrazione massiva delle fatture

Abbiamo visto i vari passaggi per la registrazione “massiva” di fatture su Sicoge, e siamo arrivati alla fine della procedura. Dato che -come vi dicevo- questa procedura serve a velocizzare la procedura ‘classica’ di registrazione, potreste pensare che l’iter finisca qua.

Non è così.

L’elaborazione della richiesta

Dopo aver cliccato “Conferma” infatti le vostre fatture non sono ancora state registrate, avete solo inoltrato a Sicoge la richiesta di registrazione!

Per vedere il frutto del vostro lavoro, portatevi su “Contabilità economico patrimoniale”, quindi cliccate in sequenza: “Operazioni di gestione”, “Documento contabile”, “Operazioni massive”, “Interrogazione richiesta”.

Se non avete fatto decine di registrazioni massive potete semplicemente cliccare “Visualizza richiesta”, altrimenti niserite qualche filtro per restringere la ricerca.

Comparirà il risultato dell’interrogazione. Come vedete le informazioni sono assolutamente minimali e  non aiutano a capire di che si tratti, ma potete entrare nella singola richiesta con “Dettaglio richiesta”. Fate caso allo “stato richiesta”:

Se è “da elaborare” come nell’immagine, significa che Sicoge non ha ancora lavorato la richiesta. Questa operazione avviene di notte, quindi sarà pronta solo la mattina dopo. La schermata allora sarà tipo questa:

Come vedete, la richiesta è “elaborata” e potete vedere se è andata a buon fine o ci sono errori.

Il risultato dell’elaborazione

Che significano questi stati della richiesta? Semplice. Fino a quando la richiesta non è stata elaborata, le fatture non sono registrate, quindi non potete pagarle. Se le cercate vi compariranno ancora tra le lavorabili. Se invece l’elaborazione è andata a buon fine, potete procedere al pagamento.

Entrando nel dettaglio richiesta vedrete che Sicoge ha attribuito un numero di operazione di sistema diverso ad ogni fattura (mentre non c’è la scrittura contabile). Ciò significa che anche se le avete registrate tutte assieme, le fatture sono state contabilizzate singolarmente e di conseguenza le potrete pagare in momenti diversi, come se le aveste registrate una per una.

Questa non è una cosa da poco: nella sua prima versione infatti la registrazione massiva attribuiva un unico numero di operazione di sistema a tutte le fatture, che pertanto dovevano essere necessariamente pagate assieme, ed era un grosso limite. La versione attuale è decisamente migliore, l’unica pecca è che si deve aspettare il giorno dopo la richiesta.

La funzione “copia parametri”

Se avete notato nell’interrogazione, ogni richiesta massiva ha un numero identificativo. Questo numero serve per la funzione ‘copia parametri’. Ricordate il pulsante in alto a destra nella fase di registrazione massiva?

Dopo che avete completato almeno una richiesta massiva, potete inserire in automatico i parametri di una registrazione precedente, velocizzando ancora di più la procedura. Dovete solo cliccare “copia parametri” e cercare la richiesta che volete ‘clonare’:

Il problema è che il sistema non vi aiuta granchè nell’individuare la richiesta che vi interessa, perchè le distingue solo per numero e data, non per fornitore o tipo di costo così:

Di conseguenza o usate la registrazione massiva solo per un tipo di costo quindi andate a colpo sicuro, o dovete entrare nel dettaglio di ognuna, perdendo più tempo che a registrare massivamente in modo ordinario. Se volete usare questa funzione vi conviene annotarvi a che numero di massiva corrisponde l’acqua, a che numero il gas, ecc. così potrete copiare i parametri in fretta. Secondo me però non ne vale la pena, conviene fare le massive passo passo.

Conclusioni

Riassumendo, la registrazione massiva è una funzione molto semplice ed utile per registrare tutte assieme e rapidamente più fatture (anche decine) aventi lo stesso costo, e pagarle assieme o separatamente. L’unico punto a sfavore è che per procedere al pagamento si deve aspettare il mattino dopo.

 

 

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