In un altro articolo abbiamo visto che l’Agenzia del Demanio svolge vari monitoraggi inerenti gli immobili demaniali concessi in uso governativo. Oggi vedremo in particolare a cosa serve e come si svolge il monitoraggio “RATIO”.
Come ho specificato nell’articolo precedente, darò per scontato che chi legge sia in possesso delle credenziali di accesso. In caso contrario dovrà per prima cosa chiederle al proprio referente centrale.
RATIO: a cosa serve
Il monitoraggio “RATIO” è stato creato per valutare l’indice di utilizzo dei vari edifici pubblici, in particolare per calcolare quanti mq di spazio usa ogni addetto in ogni immobile; serve inoltre a comunicare i fabbisogni di spazi per gli anni a venire, così che l’Agenzia possa programmare la messa a disposizione di edifici per le PA che ne hanno bisogno (o la dismissione degli immobili non più necessari).
Anche questa rilevazione ha come finalità il risparmio di spesa, poiché mira (forse in modo velleitario) ad accorpare più enti in edifici prima utilizzati in modo non ottimale, creando il c.d. “federal building”. Il parametro di riferimento per i fabbisogni allocativi (spazi necessari per le funzioni istituzionali) è di 20-25 mq/addetto (12-20 per gli edifici di nuova costruzione). Se il risultato del monitoraggio è che in media ogni addetto ha a disposizione oltre 25 mq, l’edificio dovrà essere oggetto di un “piano di razionalizzazione”: idealmente, o sarà venduto (e il personale spostato altrove) o altri uffici/impiegati vi si dovranno trasferire.
RATIO: quando fare il monitoraggio
Il sistema di rilevazione dei fabbisogni viene aperto per tre mesi, solitamente dal 31 ottobre al 31 gennaio. Talvolta però questi termini slittano. Le amministrazioni vengono informate via mail dell’apertura della rilevazione; laddove la compilazione del monitoraggio non avviene in modo centralizzato ma distribuito sul territorio, a cascata i referenti centrali informano per tempo i referenti periferici.
RATIO: che dati bisogna comunicare
Ratio è stato il primo degli applicativi creati dall’Agenzia, pertanto i dati degli edifici oggetto di rilevazione sono già inseriti nel sistema da anni. Bisogna solo aggiornare:
- le variazioni delle superfici occupate (ad es. se gli spazi sono stati allocati diversamente rispetto all’ultima rilevazione, o se vi sono spazi liberati per lo scarto d’archivio) in mq
- il numero di persone che occupano stabilmente l’edificio distinte tra dirigenti, non dirigenti e altri.
Bisogna inoltre segnalare i fabbisogni di mq in aumento o diminuzione per il triennio successivo. Tutto questo rende RATIO il monitoraggio più semplice tra tutti quelli effettuati dal Demanio.
RATIO: come effettuare il monitoraggio
La compilazione di RATIO è riservata ai “building manager” che talvolta sono individuati a livello di singolo ufficio, talvolta a livello centrale, talvolta (es. MIBACT) a livello regionale. Negli ultimi due casi basta comunicare i dati ai building manager di riferimento.
Qualora invece si debba compilare personalmente il monitoraggio, si deve per prima cosa entrare nel portale alla pagina di login con le solite credenziali, poi cliccare sull’icona RATIO. 
Nella finestra che si aprirà, scegliere l’immobile voluto con i menu a tendina. Sarà visibile il rapporto mq/addetto derivante dall’ultima rilevazione.
Quindi cliccare sull’icona con le quattro frecce “comunica fabbisogno” e inserire i dati di cui parlavo sopra nelle relative caselle.
Tutto qui. Visto quanto è semplice, è veramente sciocco non adempiere, non vi pare? Continuate a consultare il sito, prossimamente la guida ai monitoraggi SIM, IPER e PTIM.
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