Come inserire documenti nei fascicoli OS
In altri post ho illustrato cos’è il rendiconto di contabilità ordinaria e cosa sono i fascicoli elettronici che lo compongono. Ora vediamo come caricare i file.
Caricamento file nel fascicolo OS
Entrare in SICOGE e scegliere in sequenza:
Contabilità finanziaria > FD di C/ordinaria > Fondi di bilancio > Gestione fascicoli elettronici > Fascicolo OS.
Si dovrebbe avere un riquadro come quello dell’immagine seguente:
A questo punto bisogna cercare il capitolo che interessa con l’icona di ricerca, e si aprirà l’elenco degli ordinativi di quel capitolo. Selezionarne uno col pallino, poi “Continua”. Cliccare “Upload”.
Cercare nel pc il file da caricare con “sfoglia”. Scrivere nella descrizione una descrizione sintetica che aiuti la Ragioneria a capire cos’è (es. contratto, dichiarazione conto dedicato…). Nel campo note possono essere inserite ulteriori informazioni, ma la Ragioneria non le vedrà. La descrizione invece sì.
Cliccare “Carica documento” e il documento sarà acquisito dal sistema, lo vedrete cliccando ‘precedente’. Attenzione, al massimo ogni file può pesare 5 MB! Contrariamente a quanto dicono i manuali, i documenti a colori sono accettati.
L’operazione deve essere ripetuta per ogni documento da caricare, perché non è possibile caricare più file assieme (al massimo potete creare un file zip con più documenti all’interno).
Questa operazione deve essere ripetuta per ogni ordinativo. Non è possibile caricare in un colpo solo un file in più fascicoli. Per associare un documento a più OS è possibile usare il fascicolo del rendiconto.
Come inserire documenti nel fascicolo del rendiconto
Per caricare i file nel fascicolo rendiconto, dopo averlo convalidato, procedere così:
Contabilità finanziaria > FD di C/ordinaria > Rendiconto telematico > Gestione fascicolo elettronico
Cercare il rendiconto che interessa, selezionarlo e cliccare Continua. Da qui in avanti i passaggi sono gli stessi del caricamento nei fascicoli OS.
In caso di errore, sia per documenti caricati nel fascicolo rendiconto che per file caricati nel fascicolo OS, si può selezionare il documento da eliminare e cliccare “Cancella”. Non è possibile fare correzioni, ad es. alla descrizione. Occorre cancellare il file e ricaricarlo.
L’alimentazione dei fascicoli elettronici non conclude la predisposizione del rendiconto: occorre infatti convalidarlo e inviarlo. I passaggi sono spiegati in questo post.
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Le voglio per ora solo dire grazie! e’ incredibile quello che ha fatto ed encomiabile che lo metta a disposizione di tutti i funzionari pubblici; mi è stato davvero utile per apprendere le basi del SICOGE!
la ringrazio davvero di cuore.
Magg. amm. Daniele Mignini
Grazie delle sue parole! E’ un piacere essere utile a un collega. Se non ci si aiuta tra noi…
Buongiorno, le scrivo anche se è passato molto tempo dall’ultimo commento. Sono un funzionario amministrativo di nuova nomina e la voglio ringraziare del grande lavoro che porta avanti con questo portale e che mi sta aiutando moltissimo nel nuovo incarico!
Sono in un piccolo ufficio e la persona che prima di me si occupava dei rendiconti si ostinava a caricarli nel Fascicolo Documento Contabile, non nel Fascicolo OS (come invece vedo scritto qui e che altri colleghi di altri istituti mi hanno confermato).
A cosa serve il Fascicolo Documento Contabile?
Il fascicolo del documento contabile è il fascicolo della fattura, e contiene fattura in pdf e xml e suoi allegati vari. In genere le ragionerie cercano i dati relativi all’ordinativo nel fascicolo dell’ordinativo (fascicolo OS), perchè è il luogo logico in cui devono essere (un conto è la fattura, altro è il contratto e tutto quello che ne consegue) ma se la sua RTS non ha mai protestato magari erano loro a volerli caricati così. In Italia ogni posto ha regole diverse…
Grazie della risposta! A questo punto le chiedo se c’è un modo per “trasferire” i documenti già caricati sul Fascicolo Documento Contabile in un nuovo Fascicolo OS senza bisogno di scaricarli e caricarli nuovamente.
Non che io sappia