Veniamo al dunque. Perché mai la tracciabilità interessa un funzionario amministrativo? Perché il legislatore per realizzare il sistema della tracciabilità pone a carico delle Pubbliche Amministrazioni –quindi ovviamente dei funzionari che sono il loro braccio operativo- tutta una serie di obblighi e controlli. Nulla di drammatico, però, si tratta di adempimenti molto semplici, che esamineremo in sequenza.
Obblighi riguardanti il conto dedicato
1) Chiederlo
Come abbiamo visto, l’appaltatore deve dotarsi di un conto corrente dedicato alle pubbliche forniture. Il primo obbligo del funzionario, quindi, è accertarsi che questo conto ci sia, quali siano i suoi estremi identificativi e tutti i dati di chi lo può movimentare.
Di conseguenza, nella prima occasione utile (lettera d’incarico, richiesta di qualsiasi dato) bisogna chiedere all’appaltatore di comunicare formalmente questi dati. Potete trovare un facsimile di dichiarazione qui, ma su internet ce ne sono molti altri ugualmente validi.
Quando si ha a che fare spesso con la stessa impresa e magari questa è di piccole dimensioni e allergica alla burocrazia si può chiedere una dichiarazione generica che invece di far riferimento solo specifico appalto dica “per l’appalto … e per tutti i successivi appalti ricevuti da …, fino a nuova comunicazione il conto dedicato è…” oppure “per l’appalto prot. e per tutte le commesse ricevute nell’anno… il conto..:”. In questo modo per i successivi appalti la dichiarazione non va ripetuta. Ho usato alcune volte questa dichiarazione generica e le Ragionerie non hanno mai sollevato contestazioni. Quando però passa molto tempo dalla dichiarazione (già due anni sono molti) è saggio chiederne una nuova.
2) Usarlo
Il secondo obbligo inerente il conto dedicato che incombe sui funzionari è quello di… usarlo! Tutti i pagamenti devono avvenire esclusivamente sul conto dedicato comunicato dall’appaltatore. Quindi se sulla fattura viene riportato un IBAN d’appoggio diverso, ignoratelo. Allo stesso modo non fidatevi di mail generiche che vi chiedono di usare un conto diverso per un certo pagamento: ogni comunicazione inerente i conti dedicati deve essere rigorosamente formale, firmata digitalmente o con allegato il documento di identità del sottoscrittore.
Sul cambio di conto dedicato ad appalto in corso, poi, è bene spendere qualche parola in più. La legge non congela il conto comunicato a inizio appalto, tant’è che parla esplicitamente di “comunicazione delle variazioni” (la ditta è obbligata a comunicarle entro 7 giorni da quando avvengono). Tuttavia è chiaro che si riferisce a modifiche dei soggetti legittimati a movimentarlo. Questa ipotesi è frequente ad es. per le grandi imprese, con molti legali rappresentanti che cambiano spesso.
Ben diverso è il caso del cambio radicale di conto dedicato, ad es. dalla banca A alla banca B. E’ vero che la legge non vieta di chiudere un conto e di aprirne un altro, ma questa è la tipica operazione con cui un’impresa cerca di sottrarre fondi ai creditori: una volta subiti dei pignoramenti sul conto A, informa i debitori di usare per i pagamenti futuri il conto B. In questi casi tenete gli occhi bene aperti. Chiedete spiegazioni all’impresa e se avete ragione di sospettare che dietro il cambio di conto dedicato ci siano delle operazioni poco chiare, informate la Prefettura.
Obblighi inerenti CIG e CUP
CIG e CUP devono essere riportati su tutta la documentazione inerente l’appalto a cui si riferiscono.
Di conseguenza il funzionario amministrativo deve per prima cosa procurarseli: ogni PA in questo si organizza come vuole, c’è chi applica letteralmente la norma e li fa chiedere solo al RUP, c’è chi ha incaricato un unico soggetto (a volte un informatico) per tutti gli appalti, c’è chi ha deliberato di far chiedere ai RUP i CIG per gli appalti di lavori (quelli da chiedere con SIMOG), e di farli chiedere al funzionario amministrativo per i piccoli acquisti (quelli da smartcig). In ogni caso, il funzionario deve farsi dare questi dati e comunicarli alla controparte (deve riportarli sui contratti e sulla documentazione amministrativa e di solito questo basta a informare l’appaltatore, ma altre volte come ad es. in caso di lavori urgenti ordinati dal RUP serve una nota ad hoc).
Deve poi assicurarsi che l’appaltatore li riporti a sua volta nelle fatture. Le fatture senza CIG e (dove previsto) CUP non possono essere pagate. Se ci si accorge del problema io suggerisco assolutamente di rifiutarle; se sono già state accettate, bisogna chiedere nota di credito e nuova fattura corretta.
Infine, deve riportare CIG e CUP nel mandato di pagamento. Il mio consiglio è di metterli come primo dato nella causale.
Tutti questi obblighi derivano dall’art. 25 co. 2 del DL 66 del 2014.
Obblighi di tracciabilità inerenti i contratti
Altri obblighi di tracciabilità che riguardano direttamente il funzionario amministrativo sono quelli sulle clausole dei contratti. Come abbiamo visto infatti la L. 136 pone obblighi precisi a carico delle imprese della filiera, e questi obblighi devono essere assunti formalmente nei confronti della stazione appaltante.
Nei contratti sia tra stazione appaltante e appaltatore che in quelli tra appaltatore e subappaltatori, quindi, il funzionario deve inserire specifiche clausole su questo punto. L’ANAC nelle linee guida propone questo testo:
Schema della clausola da inserire nel contratto tra stazione appaltante ed appaltatore
Art. (…) (Obblighi dell’appaltatore relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari)
1. L’appaltatore (…) assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modifiche.
2. L’appaltatore si impegna a dare immediata comunicazione alla stazione appaltante ed alla prefettura-ufficio territoriale del Governo della provincia di (…) della notizia dell’inadempimento della propria controparte (subappaltatore/subcontraente) agli obblighi di tracciabilità finanziaria.
Schema della clausola da inserire nel contratto tra appaltatore e subappaltatore/subcontraente
Art. (…) (Obblighi del subappaltatore/subcontraente relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari)
1. L’impresa (…), in qualità di subappaltatore/subcontraente dell’impresa (…) nell’ambito del contratto sottoscritto con l’Ente (…), identificato con il CIG n. (…)/CUP n. (…), assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modifiche.
2. L’impresa (…), in qualità di subappaltatore/subcontraente dell’impresa (…), si impegna a dare immediata comunicazione all’Ente (…) della notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria.
3. L’impresa (…), in qualità di subappaltatore/subcontraente dell’impresa (…), si impegna ad inviare copia del presente contratto all’Ente (…).
Se l’appalto non viene affidato mediante contratto ma mediante lettera d’incarico occorre acquisire una dichiarazione di contenuto equivalente; ho visto stazioni appaltanti che la inseriscono all’interno della comunicazione degli estremi del conto dedicato, non ci sono problemi, l’importante è che la sostanza ci sia.
E’ significativo comunque che mentre –come vedremo- la mancanza di queste clausole renda i contratti nulli, il loro mancato rispetto da parte dell’appaltatore (che ad es. non comunica alla Prefettura l’inadempimento del subappaltatore) non sia sanzionato.
Obblighi verso la Prefettura
La Legge 136 obbliga l’appaltatore a informare la Prefettura se qualcuno dei suoi subappaltatori o subcontraenti viene meno ai vincoli di tracciabilità. Lo stesso obbligo grava sulla stazione appaltante che scopra che l’appaltatore non ha rispettato questi obblighi.
Questo può avvenire ad es. se si scopre che un subappaltatore non è stato pagato con bonifico, se in quel pagamento non sono stati riportati i codici CIG e CUP, se sono cambiati senza preavviso i titolari del conto…
In tutti questi casi va inviata alla Prefettura una comunicazione formale contenente tutti gli elementi di cui si è a conoscenza.
Per restare informati sui prossimi articoli, iscrivetevi alla newsletter!
Quest’opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione – Non commerciale – Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale.